W życiu, tak samo jak w pracy, ważne jest, aby wiedzieć, jak skutecznie i konstruktywnie przekazywać innym informację zwrotną, nie obrażając się.
W życiu istnieje wiele możliwości przekazywania innym informacji zwrotnych, od komentowania sposobu, w jaki kolega wykonał zadanie, po omawianie z nimi zachowania dzieci.
Ta strona skupia się na procesie komunikowania się z kimś o czymś, co zrobił lub powiedział, w celu zmiany lub zachęcenia do tego zachowania. Nazywa się to często „przekazywaniem informacji zwrotnej”, a kiedy to robisz, chcesz, aby Twoja opinia była skuteczna.
Co to jest skuteczna informacja zwrotna?
Dla naszych celów zdefiniujemy skuteczną informację zwrotną jako taką, która jest wyraźnie słyszana, zrozumiana i zaakceptowana. To są obszary, które są w twojej mocy. Nie masz kontroli nad tym, czy odbiorca zdecyduje się działać na podstawie Twojej opinii, więc odłóżmy to na bok.
Jak więc upewnić się, że Twoja opinia jest skuteczna?
Rozwijaj swoje umiejętności informacji zwrotnej, korzystając z tych kilku zasad, a wkrótce przekonasz się, że jesteś znacznie skuteczniejszy.
1. Informacja zwrotna powinna dotyczyć zachowania, a nie osobowości
Pierwszą i prawdopodobnie najważniejszą zasadą udzielania informacji zwrotnych jest pamiętanie, że nie komentujesz tego, jakiego rodzaju są osobami, w co wierzą lub w co cenią. Komentujesz tylko, jak się zachowywali. Nie ulegaj pokusie omawiania aspektów osobowości, inteligencji czy czegokolwiek innego. Tylko zachowanie.
2. Informacja zwrotna powinna opisywać wpływ zachowania danej osoby na Ciebie
W końcu nie znasz wpływu na nikogo ani na nic innego. Wystarczy tylko wiedzieć, jak to się pan czuje lub co ty myślał. Przedstawienie opinii jako własnej opinii znacznie ułatwia odbiorcy jej wysłuchanie i zaakceptowanie, nawet jeśli przekazujesz negatywną opinię. W końcu nie mają kontroli nad tym, jak się czułeś, tak samo jak ty nie masz żadnej kontroli nad ich intencjami. Takie podejście jest pozbawione winy, a zatem jest o wiele bardziej akceptowalne.
3. Opinia powinna być jak najbardziej konkretna
Zwłaszcza, gdy sprawy nie idą dobrze, wszyscy wiemy, że kuszące jest zacząć od punktu widzenia „wszystko, co robisz, to śmieci”, ale nie rób tego. Pomyśl o konkretnych okazjach i konkretnym zachowaniu i wskaż dokładnie, co zrobiła dana osoba i jak się przez to poczułeś. Im bardziej konkretnie, tym lepiej, bo o wiele łatwiej jest usłyszeć o konkretnej okazji niż o „całym czasie”!
4. Informacje zwrotne powinny być na czas
Nie ma sensu mówić komuś o czymś, co cię uraziło lub zadowoliło sześć miesięcy później. Informacje zwrotne muszą być na czas, co oznacza, że wszyscy wciąż pamiętają, co się stało. Jeśli masz informację zwrotną do przekazania, po prostu wejdź i przekaż ją. To nie znaczy bez namysłu. Nadal musisz pomyśleć o tym, co i jak powiesz.
5. Wybierz swój moment
Są chwile, kiedy ludzie czują się otwarci na informacje zwrotne i chwile, kiedy nie są. Zajrzyj na naszą stronę poświęconą świadomości emocjonalnej i pracuj nad swoją świadomością społeczną, aby pomóc Ci rozwinąć świadomość emocji i uczuć innych. Pomoże Ci to wybrać odpowiedni moment. Na przykład osoba zła nie będzie chciała przyjąć informacji zwrotnej, nawet umiejętnie udzielonej. Poczekaj, aż trochę się uspokoją.
Otrzymywanie opinii
Ważne jest również, aby zastanowić się, jakich umiejętności potrzebujesz, aby otrzymywać informacje zwrotne, zwłaszcza gdy jest to coś, czego nie chcesz słyszeć, a także dlatego, że nie wszyscy są kompetentni w udzielaniu informacji zwrotnych.
Bądź otwarty na opinie
Aby usłyszeć informację zwrotną, musisz jej wysłuchać. Nie myśl o tym, co chcesz odpowiedzieć, po prostu słuchaj. Zwróć też uwagę na komunikację niewerbalną i słuchaj tego, czego nie mówi twój kolega , a także tego, czym on jest.
Zobacz nasze strony: Aktywne słuchanie i komunikacja niewerbalna, aby uzyskać więcej informacji.
Zobacz nasze dalsze strony: Pytania , Refleksje i Wyjaśnienia, aby upewnić się, że w pełni zrozumiałeś wszystkie niuanse tego, co mówi druga osoba i uniknąć nieporozumień. Użyj różnych rodzajów pytań, aby wyjaśnić sytuację i odzwierciedlić swoje zrozumienie, w tym emocje.
Na przykład możesz powiedzieć:„Więc kiedy powiedziałeś…, czy można by powiedzieć, że miałeś na myśli… i czułeś…?”„Czy dobrze zrozumiałem, że kiedy to zrobiłem… czułeś…?”
Upewnij się, że twoja refleksja i pytania skupiają się na zachowaniu , a nie na osobowości. Nawet jeśli informacja zwrotna została przekazana na innym poziomie, zawsze możesz powrócić do rozmowy behawioralnej i pomóc osobie udzielającej informacji zwrotnej skupić się na tym poziomie.
Inteligencja emocjonalna jest niezbędna. Musisz być świadomy swoich emocji (samoświadomość), a także umieć nimi zarządzać (samokontrola), aby nawet jeśli informacja zwrotna wywoła reakcję emocjonalną, możesz ją kontrolować.
I w końcu…
Zawsze dziękuj osobie, która przekazała Ci informację zwrotną. Widzieli już, że wysłuchałeś i zrozumiałeś, teraz zaakceptuj to.
Akceptacja w ten sposób nie oznacza, że musisz na nią działać. Musisz jednak wziąć pod uwagę informację zwrotną i zdecydować, w jaki sposób, jeśli w ogóle, chcesz się z nią zapoznać. To zależy wyłącznie od Ciebie, ale pamiętaj, że osoba przekazująca informację zwrotną poczuła się wystarczająco mocno, aby zadać sobie trud, aby Ci o tym wspomnieć.
Zrób im uprzejmość przynajmniej rozważenia tej sprawy. Jeśli nic więcej, z negatywną opinią, chcesz wiedzieć, jak nie generować tej odpowiedzi ponownie.
Pingback: Wprowadzenie do rozwiązywania konfliktów | Rozwój osobisty
Pingback: Budowanie spójności grupy | Rozwój osobisty
Pingback: Skuteczne umiejętności pracy w zespole | Rozwój osobisty