W komunikacji wyjaśnianie polega na oddaniu rozmówcy zasadniczego znaczenia, w rozumieniu słuchacza, tego, co właśnie powiedział. W ten sposób sprawdza się, czy rozumienie słuchacza jest prawidłowe i rozwiązuje wszelkie obszary zamieszania lub niezrozumienia.
Wyjaśnienie jest ważne w wielu sytuacjach, zwłaszcza gdy to, co jest komunikowane, jest w jakiś sposób trudne. Komunikacja może być „trudna” z wielu powodów, być może omawiane są wrażliwe emocje – lub słuchasz skomplikowanych informacji lub postępujesz zgodnie z instrukcjami.
Ta strona zawiera dialogi i przykłady wyjaśnień oraz sposoby wykorzystania tej prostej techniki do poprawy umiejętności komunikacyjnych.
Jako rozszerzenie refleksji , wyjaśnianie upewnia mówiącego, że słuchacz próbuje zrozumieć przekazywane przez niego komunikaty.
Wyjaśnianie może obejmować zadawanie pytań lub od czasu do czasu podsumowywanie tego, co powiedział mówca.
Słuchacz może poprosić o wyjaśnienie, gdy nie może zrozumieć odpowiedzi mówcy. Czasami wiadomości, które mówca próbuje wysłać, mogą być bardzo złożone i obejmować wiele różnych osób, problemów, miejsc i/lub czasów. Wyjaśnienie pomoże ci je uporządkować, a także sprawdzić priorytety mówcy.
Dzięki wyjaśnieniu możliwe jest, aby mówca i słuchacz zrozumieli te często zagmatwane i złożone kwestie. Wyjaśnianie wiąże się z autentycznością ze strony słuchacza i pokazuje mówiącym, że słuchacz jest nimi zainteresowany i tym, co ma do powiedzenia.Zobacz naszą stronę:
Aktywne słuchanie, aby dowiedzieć się więcej o umiejętnościach uważnego słuchania.
Oto kilka przykładów pytań nie wynikających z dyrektyw w celu uzyskania wyjaśnień:
- „Nie jestem do końca pewien, czy rozumiem, co mówisz”.
- „Nie rozumiem tutaj głównego problemu”.
- „Kiedy powiedziałeś… co miałeś na myśli?”
- „Możesz powtórzyć …?”
Wyjaśnienie obejmuje:
- Pytania bez osądzania.
- Podsumowanie i uzyskanie informacji zwrotnej co do jego dokładności.
Pytania wyjaśniające
Kiedy jesteś słuchaczem w wrażliwym środowisku, odpowiedni rodzaj niedyrektywnego pytania może umożliwić mówcy pełniejsze opisanie swojego punktu widzenia.
Zadawanie właściwego pytania we właściwym czasie może mieć kluczowe znaczenie i przychodzi wraz z praktyką. Najlepsze pytania są otwarte, ponieważ dają mówcy wybór sposobu odpowiedzi, podczas gdy pytania zamknięte pozwalają na bardzo ograniczone odpowiedzi.
Otwarte pytania
Jeśli twoją rolą jest pomoc mówcy w rozmowie na jakiś temat, często najskuteczniejsze pytania zaczynają się od „kiedy”, „gdzie”, „jak” lub „dlaczego”. Te pytania zachęcają prelegentów do otwartości i rozwijania swoich myśli. Na przykład:
„Kiedy po raz pierwszy zacząłeś się tak czuć?”
„Dlaczego tak się czujesz?”
Pytania zamknięte
Pytania zamknięte zwykle wywołują odpowiedź „tak” lub „nie” i nie zachęcają mówców do otwartości i rozwijania swoich myśli. Takie pytania często zaczynają się od „czy ty?” lub „byłeś?” Na przykład:
„Czy zawsze tak się czułaś?”
„Czy byłeś świadomy tego, że tak się czujesz?”
Zobacz nasze strony: Pytania i rodzaje pytań, aby uzyskać więcej informacji.
Wytyczne wyjaśniające
Wyjaśnianie to umiejętność, której używamy, aby upewnić się, że zrozumieliśmy przesłanie mówcy w wymianie międzyludzkiej. Korzystając z wyjaśnienia, postępuj zgodnie z tymi wytycznymi, aby ułatwić komunikację i zrozumienie.
- Przyznaj się, jeśli nie masz pewności, co mówi mówca.
- Poproś o powtórzenie.
- Powiedz, co powiedział mówca, tak jak to rozumiesz, i sprawdź, czy tak naprawdę powiedział.
- Zapytaj o konkretne przykłady.
- Używaj otwartych, niedyrektywnych pytań – jeśli to konieczne.
- Zapytaj, czy masz rację i bądź przygotowany na poprawienie.
Zreasumowanie
Jako dalsze rozszerzenie wyjaśnienia, podsumowanie obejmuje przegląd tego, co wydarzyło się podczas całej rozmowy.
Ważne jest, aby trzymać się tylko podstawowych elementów rozmowy i musi być ona podana z punktu widzenia mówcy, a nie interpretacja z punktu widzenia słuchacza. Celem podsumowania jest sprawdzenie zrozumienia, a nie wyjaśnienie, osądzanie, interpretacja lub dostarczanie rozwiązań.
Podsumowanie powinno być wykonane na końcu rozmowy, chociaż czasami może być odpowiednie w jej połowie jako sposób na zebranie razem różnych wątków. Na początku rozmowy warto podsumować wszelkie wcześniejsze dyskusje lub spotkania, ponieważ może to pomóc w skupieniu się. Chociaż podsumowanie będzie prawdopodobnie najdłuższym czasem, przez jaki słuchacz będzie mówił podczas rozmowy, ważne jest, aby było ono jak najbardziej zwięzłe i bezpośrednie.
Podsumowanie wyjaśnienia
Rozważając, wyjaśniając i podsumowując, mówcy muszą mieć możliwość nie zgadzania się i poprawiania tego, co mówi słuchacz. Powinno się ich zachęcać do ponownego wyrażania się, jeśli to konieczne, dając słuchaczowi kolejną szansę na zrozumienie i sprawdzania zrozumienia, aż do osiągnięcia porozumienia.
Refleksja, wyjaśnianie i podsumowywanie to narzędzia używane przez aktywnych słuchaczy, aby umożliwić im zademonstrowanie zrozumienia i zachęcić mówcę do otwartego mówienia.
Dla skutecznej komunikacji ważne jest, aby zarówno słuchacz, jak i mówca rozumieli dyskusję tak samo. Mówca musi zatem mieć możliwość poprawienia zrozumienia słuchacza.
Używaj wyjaśnień, refleksji i podsumowań, aby pomóc w relacjach międzyludzkich.
Polecamy szkolenia z zakresu efektywnej komunikacji.