Przekazywanie i otrzymywanie informacji zwrotnych

W życiu, tak samo jak w pracy, ważne jest, aby wiedzieć, jak skutecznie i konstruktywnie przekazywać informacje zwrotne innym, nie powodując urazów.

W życiu jest wiele okazji do przekazywania innym informacji zwrotnych, od komentowania sposobu, w jaki twój kolega wykonał zadanie, po omawianie z nimi zachowania twoich dzieci.

Ta strona koncentruje się na procesie komunikowania się z kimś o czymś, co zrobił lub powiedział, w celu zmiany lub zachęcania do tego zachowania. Często nazywa się to „przekazywaniem informacji zwrotnej”, a kiedy to robisz, chcesz, aby Twoja opinia była skuteczna.

---

Co to jest skuteczna informacja zwrotna?

Dla naszych celów będziemy definiować skuteczną informację zwrotną jako taką, która jest wyraźnie słyszana, rozumiana i akceptowana. To są obszary, które są w twojej mocy. Nie masz kontroli nad tym, czy odbiorca zdecyduje się działać na podstawie Twojej opinii, więc odłóżmy to na bok.  

Jak więc możesz upewnić się, że Twoja opinia jest skuteczna?

Rozwijaj swoje umiejętności przekazywania informacji zwrotnych, stosując te kilka zasad, a wkrótce przekonasz się, że jesteś znacznie skuteczniejszy.

1. Informacje zwrotne powinny dotyczyć zachowania, a nie osobowości

Pierwsza i prawdopodobnie najważniejsza zasada informacji zwrotnej polega na tym, aby pamiętać, że nie komentujesz, jakiego typu jest osoba, co wierzy lub co ceni. Komentujesz tylko, jak się zachowali. Nie ulegaj pokusie, aby omawiać aspekty osobowości, inteligencji czy cokolwiek innego. Tylko zachowanie.

2. Informacja zwrotna powinna opisywać wpływ zachowania danej osoby na Ciebie

W końcu nie znasz wpływu na nikogo ani na nic innego. Wystarczy tylko wiedzieć, jak to się pan czuje lub co ty myślał. Przedstawianie opinii jako swojej opinii znacznie ułatwia odbiorcy jej usłyszenie i zaakceptowanie, nawet jeśli dajesz negatywną opinię. W końcu oni nie mają kontroli nad tym, jak się czujesz, tak samo jak Ty nie masz kontroli nad ich intencjami. Takie podejście jest wolne od winy, dlatego jest o wiele bardziej akceptowalne.

3. Informacje zwrotne powinny być jak najbardziej szczegółowe

Zwłaszcza, gdy sprawy nie idą dobrze, wszyscy wiemy, że kuszące jest rozpoczęcie z punktu widzenia, że ​​„wszystko, co robisz, to śmieci”, ale nie rób tego. Pomyśl o konkretnych okazjach i określonym zachowaniu i wskaż dokładnie, co zrobiła ta osoba i jak się przez to czujesz. Im bardziej konkretnie, tym lepiej, bo o wiele łatwiej jest usłyszeć o konkretnej okazji niż o „cały czas”!

4. Informacje zwrotne powinny być aktualne

Nie ma sensu mówić komuś o czymś, co cię uraziło lub sprawiło przyjemność sześć miesięcy później. Informacje zwrotne muszą być aktualne, co oznacza, że ​​każdy może jeszcze pamiętać, co się stało. Jeśli chcesz przekazać swoją opinię, po prostu dołącz i daj ją. To nie znaczy bez myśli. Nadal musisz pomyśleć o tym, co powiesz i jak.

5. Wybierz swoją chwilę

Są chwile, kiedy ludzie są otwarci na informacje zwrotne, a czasami, kiedy tak nie jest. Zajrzyj na naszą stronę poświęconą świadomości emocjonalnej i popracuj nad swoją świadomością społeczną, aby pomóc Ci rozwinąć świadomość emocji i uczuć innych. Pomoże ci to wybrać odpowiedni moment. Na przykład rozzłoszczona osoba nie będzie chciała przyjąć informacji zwrotnej, nawet przekazanej umiejętnie. Poczekaj, aż trochę się uspokoją.

---

Otrzymywanie opinii

Ważne jest również, aby zastanowić się, jakich umiejętności potrzebujesz, aby otrzymać informację zwrotną, zwłaszcza gdy jest to coś, czego nie chcesz słyszeć, a także dlatego, że nie każdy ma umiejętności w przekazywaniu informacji zwrotnych.

Bądź otwarty na opinie

Aby usłyszeć informację zwrotną, musisz jej wysłuchać. Nie myśl o tym, co powiesz w odpowiedzi, po prostu słuchaj. Zwróć też uwagę na komunikację niewerbalną i posłuchaj tego, czego nie mówi twój kolega , a także tego, czego on dotyczy.

Więcej informacji można znaleźć na naszych stronach: Aktywne słuchanie i komunikacja niewerbalna .

Na przykład możesz powiedzieć:„Więc kiedy powiedziałeś…, czy byłoby uczciwie powiedzieć, że miałeś na myśli… i czułeś…?”„Czy dobrze zrozumiałem, że kiedy zrozumiałem… czułeś…?”

Upewnij się, że twoje przemyślenia i pytania koncentrują się na zachowaniu , a nie osobowości. Nawet jeśli informacja zwrotna została przekazana na innym poziomie, zawsze możesz przywrócić rozmowę do zachowania i pomóc osobie udzielającej informacji zwrotnej skoncentrować się na tym poziomie.

Inteligencja emocjonalna jest niezbędna. Musisz być świadomy swoich emocji (samoświadomość), a także umieć nimi zarządzać (samokontrola), aby nawet jeśli informacja zwrotna wywoła reakcję emocjonalną, możesz ją kontrolować.

---

I w końcu…

Zawsze dziękuj osobie, która przekazała Ci informację zwrotną. Widzieli już, że wysłuchałeś i zrozumiałeś, teraz to zaakceptuj.

Akceptacja w ten sposób nie oznacza, że ​​musisz działać. Musisz jednak wtedy wziąć pod uwagę informację zwrotną i zdecydować, jak, jeśli w ogóle, chcesz z nią postępować. To zależy wyłącznie od Ciebie, ale pamiętaj, że osoba udzielająca opinii czuła się na tyle mocno, że zawracała sobie głowę wspomnieniem o niej.

Zrób im przynajmniej trochę uwagi na tę sprawę. Jeśli nic innego, z negatywną reakcją, chcesz wiedzieć, jak nie generować tej odpowiedzi ponownie.