Zarządzanie ocenami i przeglądami wyników

Oceny, zwane również przeglądami wydajności, ocenami wydajności i ocenami pracowników, są sposobem pomiaru i oceny wydajności pracowników.

Kiedyś coroczne wydarzenie, często z ogromną biurokracją, proces oceny wyników stał się ostatnio bardziej nieformalny i elastyczny w wielu organizacjach.

Niezależnie od tego, czy Twoja organizacja preferuje proces roczny, czy bardziej nieformalne ustalenia, przeglądy wyników są istotnym narzędziem dla menedżerów i ich zespołów do omawiania wyników indywidualnie i zespołowo. Służą również jako sposób na identyfikację i zaspokojenie potrzeb rozwojowych.

Nauka skutecznego przeprowadzania przeglądów wyników jest ważną umiejętnością dla menedżerów i liderów.


Co to jest ocena?

Ocena lub przegląd wyników to po prostu sposób oceny i dokumentowania wyników pracowników. Ogólnie proces obejmuje:

  • Ustalanie celów i zadań indywidualnych lub zespołowych na określony czas;
  • Ocena i dokumentowanie postępów w realizacji tych celów i zadań w określonych odstępach czasu; i
  • Identyfikacja powiązanych potrzeb rozwojowych dla osób lub zespołów.

Wiele organizacji stosuje roczny system ocen. Jednak coraz częściej pracownicy i menedżerowie odkrywają, że częstsze dyskusje na temat wyników, być może kwartalne, z regularnymi indywidualnymi dyskusjami, które dotyczą wydajności i dostarczają informacji zwrotnych na temat zadań w międzyczasie, są pomocne.

Na tej stronie rozróżnia się dwa rodzaje dyskusji: formalne przeglądy wyników i bardziej nieformalne dyskusje na temat wyników .


Formalne przeglądy wyników

Wiele organizacji, jeśli nie większość, wymaga formalnych przeglądów wyników w określonych odstępach czasu. Przedziały mogą być elastyczne – na przykład w celu dopasowania do terminów projektu, a nie okresów ograniczonych czasowo – ale sam proces pozostaje dość podobny:

1. Wyznaczanie celów

Pierwszym krokiem w każdym procesie oceny jest ustalenie jasnych celów dla danej osoby. Aby miały one znaczenie, powinny być ściśle powiązane z celami i strategią organizacji, a także z celami zespołu .

Cele powinny być również „własnością” jednostki, a nie menedżera . Zarządzanie równowagą między tym a związkiem z celami organizacji może być trudne dla menedżerów, ale ważne jest, aby upewnić się, że osoby są naprawdę zainteresowane ich celami.

Cele powinny być SMART (konkretne, wymierne, osiągalne, istotne i określone w czasie) . Cele powinny również jasno określać, w jaki sposób będą mierzone postępy w ich realizacji, tak aby pracownik wiedział, czego się oczekuje.

2. Ocena osiągnięć w stosunku do celów

Formalne przeglądy wyników muszą zawierać ocenę wyników w odniesieniu do celów indywidualnych lub zespołowych. Należy jednak pamiętać, że w tych dyskusjach nie powinno być niespodzianek. Rozmowy te nie są również miejscem na szczegółowe dyskusje na temat ostatnich lub indywidualnych wydarzeń. Kwestie słabej lub znakomitej wydajności powinny zostać poruszone, gdy wystąpiły, wraz ze szczegółowymi informacjami zwrotnymi. 

Zamiast tego te formalne dyskusje powinny koncentrować się na całym okresie objętym przeglądem i ogólnym poziomie wykonania w stosunku do celów . Dyskusja może obejmować, jak cele zmieniały się w czasie, czy zostały osiągnięte i jakie wyzwania napotkano w tym procesie.

Należy skupić się na nauce, a nie na karaniu, sukcesie lub porażce.

3. Identyfikacja potrzeb rozwojowych

Kluczową częścią oceny formalnej jest określenie potrzeb rozwojowych i rozważenie, jak można je rozwiązać . Nie ma sensu zgadzać się, że ktoś musi pracować nad swoimi umiejętnościami zarządzania interesariuszami, na przykład bez zastanawiania się, jak to zostanie osiągnięte. Jasny plan działania jest ważnym wynikiem dyskusji na temat oceny i powinien być udokumentowany (patrz sekcja 4 poniżej).

Nasze strony poświęcone rozwojowi osobistemu mogą dostarczyć pomysłów na tę część procesu.

Podobnie jak cele, ważne jest, aby osobisty plan rozwoju był własnością jednostki, a nie menedżera (chociaż oczywiście ważne jest również, aby menedżer wspierał plan i był przygotowany do zapewnienia czasu i innych zasobów niezbędnych do osiągnięcia to).

4. Dokumentowanie wyceny

Ostatnią częścią procesu jest udokumentowanie tego.

Oznacza to ustalenie celów, postęp i wyniki w danym okresie oraz samą dyskusję. Innymi słowy, powinieneś rejestrować formalne części procesu, ale zarówno (kierownik, jak i pracownik) powinniście również śledzić dobre i złe wyniki w tym okresie, wraz z dowodami. Na przykład pomocne jest prowadzenie rejestru:

  • Wszelkie pochwały lub skargi od klientów, menedżerów lub personelu wewnętrznego;
  • Wyniki i produkty projektów i zadań, w tym dotrzymywanie terminów; i
  • Wszelkie napotkane problemy, które miały wpływ na projekt.

Zachowanie tych zapisów jest pomocne zarówno dla kierownika, jak i dla pracownika, ponieważ mogą one być pomocnymi narzędziami podczas formalnych i nieformalnych dyskusji na temat wyników.

Te cele, wyniki oceny i osobisty plan rozwoju powinien być napisany i formalnie uzgodniony zarówno przez menedżera i pracownika , aby upewnić się, że mają wspólne zrozumienie tych.


Nieformalne dyskusje na temat wyników

Chociaż formalne przeglądy wyników są ważne, nie zastępują one regularnych informacji zwrotnych na temat wyników.

Jako kierownik powinieneś dążyć do regularnego omawiania wyników z członkami swojego zespołu, rutynowego przekazywania informacji zwrotnych na temat tego, jak wykonują swoją pracę, a także szukania od nich informacji zwrotnej na temat swoich wyników jako menedżera .

Skuteczna informacja zwrotna jest aktualna: należy ją przekazać w momencie zauważenia zdarzenia lub jak najszybciej po tym. Powinien też być konkretny i skupiać się na zachowaniu. Jeśli jest pozytywna, krótkie słowo na marginesie może być bardzo skuteczne:„ 

Nawiasem mówiąc, byłem pod wrażeniem sposobu, w jaki odpowiedziałeś na to pytanie klienta. To mogło być trudne, ale twoja odpowiedź dotarła prosto do sedna sprawy i widziałem, że był z tego zadowolony. 

Chwalenie ludzi przed innymi może być dobre, ale z negatywnymi opiniami najlepiej radzić sobie prywatnie, indywidualnie. W przypadku pojedynczego wydarzenia najlepiej jest nie robić z tego wielkiej sprawy, ale po prostu zapytać cicho, jak można by do tego podejść lepiej.

Nasza strona poświęcona przekazywaniu i otrzymywaniu informacji zwrotnych może być pomocna w podejmowaniu decyzji o sposobie rozwiązywania problemów.


Skoncentrowanie się na rozwoju

Do ocen i przeglądów wyników należy zawsze podchodzić, koncentrując się na posuwaniu się naprzód.

Nie chodzi o karę i nie powinna. Zamiast tego powinny chwalić i zachęcać do skutecznego zachowania oraz rozwijać słabsze obszary, aby ulepszyć te na przyszłość. Pamiętaj o tym, a Twoje oceny będą skuteczniejsze i bardziej mile widziane w Twoim zespole.

Więcej dowiesz się na szkoleniu.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *