Jak często mówiłeś sobie : „Naprawdę muszę się zorganizować? ’ a potem nie udało się tego zrobić? To powszechny problem.
Zła organizacja zwykle oznacza mniejszą produktywność i stracone szanse, a także może prowadzić do zwiększonej prokrastynacji i stresu.
Na szczęście jest kilka prostych rzeczy, które możesz zrobić, a które pomogą Ci się zorganizować i tak pozostać. A co jeszcze lepsze, te umiejętności można wykorzystać w domu lub w pracy i są równie przydatne w obu.
Umiejętności organizacyjne to tak naprawdę połączenie Zarządzania Czasem i Samomotywacji . Ale jeśli brzmi to trochę zniechęcająco, prawdopodobnie najlepiej rozważyć organizację w kategoriach serii kroków, które możesz podjąć.
Skuteczne umiejętności organizacyjne: osiem kroków
1. Jasno określ, co musisz zrobić.
Jeśli jesteś jedną z tych osób, jak większość z nas, która ma trudności z zapamiętaniem tego, na co się zgodziłeś lub co chciałeś zrobić, jeśli masz wystarczająco dużo czasu, sporządź listę.
Jeśli jedna lista nie wystarczy, zachowaj kilka. Niektórzy uważają, że najlepiej działają z jedną listą, ale inni mają długoterminową listę „Do zrobienia”, uzupełnioną codzienną listą „Zadań”. Inni również mają listę zadań na tydzień. To kwestia preferencji, czy używasz list papierowych, czy elektronicznych.
2. Zdecyduj, kiedy to zrobisz.
Badania pokazują, że nasze mózgi są zaprogramowane na martwienie się o rzeczy, których nie zrobiliśmy.
To dlatego budzisz się w nocy spanikowany z powodu tej pracy, o której zapomniałeś. Co jednak ciekawe, umieszczenie pracy na liście „do zrobienia” i, co najważniejsze, decydowanie, kiedy to zrobisz, wydaje się wystarczyć, aby wyłączyć tę część mózgu, która się martwi, przynajmniej do czasu, gdy przeoczysz gniazdo, które zidentyfikowałeś.
3. Daj sobie czas i przestrzeń.
Organizowanie się nie jest dziełem przypadku. Musisz dać sobie na to czas.
Poświęć trochę czasu każdego dnia, aby pomyśleć o tym, co masz do zrobienia tego dnia, i zaplanuj, kiedy to zrobisz. Najlepiej zrobić to na początku dnia lub pod koniec następnego dnia. Jeśli dojeżdżasz pociągiem, może się okazać, że podróż to idealny czas, aby to zrobić, ale jeśli nie, poświęć tylko 10 minut od pierwszego wejścia do pracy, najlepiej z dala od biurka, aby uniknąć rozpraszania uwagi.
Jeśli masz trudności ze znalezieniem tego czasu, zaplanuj go w swoim dzienniku. Jeśli Twój kalendarz elektroniczny jest publiczny, upewnij się, że ukryłeś miejsce jako zajęte lub opisz je w sposób, który Twoi współpracownicy nie zidentyfikują od razu jako „czas, który można wykorzystać na przyjście i porozmawianie z Tobą”. Na przykład użyj inicjałów, aby wyglądało na to, że masz spotkanie, takie jak „DSW” dla „Zrób trochę pracy” i „PMD” dla „Zaplanuj mój dzień”. Wiesz, co to znaczy, ale nikt inny tego nie zrobi. I ZOSTAW SWOJE BIURKO. Idź i usiądź w stołówce lub cichym kącie sali konferencyjnej, aby uniknąć rozmowy z Tobą lub pokusy „po prostu sprawdzić pocztę”.
4. Zdecyduj, co jest ważne, a co pilne.
To delikatne rozróżnienie, ale wszystko można podzielić na pilne lub nie, ważne lub nie.
Niektóre rzeczy są ważne i pilne. Inni nie są. Zajrzyj do sekcji Priorytety na naszej stronie Zarządzanie czasem , aby uzyskać więcej pomysłów na to, jak tym zarządzać.
5. Podziel i deleguj zadania.
Podziel zadania na części składowe i zastanów się, czy możesz je delegować.
Czy naprawdę musisz od razu wykonać całe zadanie? I czy naprawdę musisz robić ich części? Czasami delegowanie może zająć tyle samo czasu, co wykonanie zadania, zwłaszcza jeśli jest to stosunkowo szybkie, ale wyjaśnienie może zająć trochę czasu. Ale jeśli jest to stosunkowo proste do wyjaśnienia i proste, ale czasochłonne do wykonania, jest to idealne zadanie do delegowania.
Zajrzyj na naszą stronę Umiejętności delegowania , aby dowiedzieć się, jak delegować bez utraty kontroli. I bez zbędnego zwlekania zastanów się, czy naprawdę musisz to zrobić dzisiaj, czy jest coś ważniejszego lub pilniejszego, co lepiej wykorzystałoby twój czas.
6. Nie denerwuj się dodatkowymi zadaniami.
Wszyscy wiemy, jakie to uczucie…
Spędziłeś właśnie 10 minut na organizowaniu się i wracasz do swojego biurka, aby znaleźć e-maila od szefa, który każe ci wszystko rzucić i po prostu dokończyć raport, który nagle stał się najważniejszą i najpilniejszą sprawą na świecie.
Nie denerwuj się ani nie denerwuj. Przynajmniej teraz wiesz, czy masz na swojej liście coś, co nie może czekać, i możesz negocjować przedłużone terminy innych prac z poinformowanego punktu widzenia!
7. Bądź na bieżąco.
Zwłaszcza, gdy jesteś bardzo zajęty, łatwo jest pozwolić, aby Twoja codzienna sesja organizacyjna się wyślizgnęła.
Po prostu chcesz wrócić do domu, albo naprawdę musisz zająć się czymś innym. Ale ważne jest, aby być na bieżąco z planowaniem i organizacją, ponieważ w przeciwnym razie wszystko stanie się prawdziwym bałaganem, a rozplątanie zajmuje godziny.
8. Wykorzystaj technologię, aby zautomatyzować planowanie, ale zachowaj kontrolę
Jedną z trudności związanych z kalendarzem elektronicznym jest zachowanie kontroli, zwłaszcza jeśli pozwalasz innym osobom planować spotkania lub przeglądać Twój pamiętnik.
Sprawdzenie każdego zaproszenia jest czasochłonne, ale konieczne, aby upewnić się, że musisz uczestniczyć w każdym spotkaniu. Jednak dostępnych jest teraz kilka aplikacji do planowania, które pozwalają zautomatyzować ten proces bez utraty kontroli nad swoim dziennikiem.
Niektóre z tych aplikacji pozwalają zidentyfikować „przedziały spotkań” o określonej długości. Możesz także ustawić określone osoby, które będą mogły je rezerwować bez konieczności potwierdzania rezerwacji. Możesz na przykład ustawić dwa lub trzy 30-minutowe przedziały na każdy dzień dla członków zespołu lub menedżera, aby zarezerwować, jeśli będą musieli z tobą porozmawiać. Otrzymasz automatyczne przypomnienie tuż przed spotkaniem, abyś go nie przegapił. To zmaksymalizuje czas spędzony na interakcji z osobami, z którymi musisz porozmawiać, i zminimalizuje potrzebę organizowania spotkań.
Wiele aplikacji umożliwia również ukrycie dowolnego miejsca, które nie zostało zidentyfikowane jako dostępne na spotkania. Oznacza to, że możesz zaplanować czas na pracę przy biurku, a koledzy nie zobaczą, że jesteś nominalnie dostępny do rozmowy.
Organizujesz się czy organizujesz projekty?
Większość z tego, co tutaj opisano, dotyczy organizowania się i kontrolowania pracy lub życia.
Te same zasady dotyczą organizacji wszystkiego, od rodziny po projekt lub wydarzenie.
Co najważniejsze, poświęcenie czasu na regularne zastanawianie się, co musisz zrobić i kiedy, a zwłaszcza to, co jest ograniczone w czasie, naprawdę przyniesie korzyści.
Polecamy szkolenia związane z zarządzaniem czasem i organizacją.