W życiu jest wiele rzeczy, które potencjalnie mogą zmarnować dużo czasu. Minimalizując rozpraszanie uwagi i usuwając z naszego dnia osoby marnujące czas, możemy osiągnąć więcej i potencjalnie odnieść większy sukces.
Chociaż poniższa lista jest ukierunkowana na miejsce pracy, wiele pomysłów można zastosować w innych ruchliwych okresach życia – kiedy trzeba się zabrać i uniknąć jak największej liczby rozproszeń.
Wykorzystując tylko niektóre z tych prostych pomysłów, możesz zwiększyć swoją produktywność i efektywniej wykorzystać swój czas.
Telefon
- Kiedy jesteś zajęty, wycisz telefony.
- Mądrze korzystaj z poczty głosowej i odkładaj czas na odebranie nieodebranych połączeń.
- Zaplanuj godziny w dniu, w którym będziesz otrzymywać połączenia – poinformuj innych o swoim harmonogramie.
- Miej osobisty telefon komórkowy, nie podawaj numeru szefowi ani współpracownikom. Przyjaciele i rodzina nadal mogą się z Tobą skontaktować w nagłych wypadkach.
- Podczas wykonywania lub odbierania połączenia: bądź uprzejmy, słuchaj i wyjaśniaj, ale staraj się unikać nadmiernej małej rozmowy, utrzymując rozmowy tak krótkie, jak to możliwe. Zobacz nasze strony Umiejętności słuchania i wyjaśnianie , aby uzyskać więcej informacji.
- Odbieraj telefony na stojąco, badania pokazują, że ludzie, którzy stoją podczas rozmowy telefonicznej, prowadzą krótkie rozmowy.
- Jeśli zgadzasz się na podjęcie zadań w ramach rozmowy telefonicznej, działaj od razu – nawet jeśli oznacza to dodanie ich do swojej listy „do zrobienia”.
- Przechowuj często wybierane numery w telefonie lub miej listę łatwo dostępną w pobliżu telefonu.
- Sprawdzaj swoje e-maile tylko kilka razy dziennie. Zamknij klienta poczty e-mail, gdy nie jest używany. Nowe e-maile migające na ekranie komputera mogą być ogromnym rozpraszaniem i marnowaniem czasu.
- Skonfiguruj foldery i reguły w swoim kliencie poczty e-mail, pomagając w automatycznym filtrowaniu i archiwizowaniu wiadomości e-mail.
- Zaplanuj blok czasu każdego dnia na wysyłanie i odpowiadanie na e-maile. Nie pozwól, aby e-maile narastały do niemożliwych do zarządzania poziomów.
- Natychmiast usuń wszystkie wiadomości spamowe.
- Natychmiast usuń wszystkie nieistotne e-maile. Obejmuje to „ogólne” e-maile, które nie dotyczą konkretnie Ciebie. Osoby w organizacjach często używają funkcji „Odpowiedz wszystkim” w swoim kliencie poczty e-mail. Chociaż takie e-maile mogą być istotne dla niektórych osób lub działów, jeśli nie jesteś jednym z nich, usuń.
- W razie potrzeby prześlij e-maile do kogoś, kto może udzielić lepszej odpowiedzi.
- Postaraj się obsłużyć każdy odpowiedni e-mail tylko raz, przeczytaj i odpowiedz natychmiast w zaplanowanym czasie. Po zakończeniu odłóż wiadomość e-mail.
- Uważaj na e-maile oznaczone jako pilne lub o wysokim priorytecie… mogą nie być.
Poczta
- Otwórz swoją pocztę w pobliżu kosza na śmieci i od razu wyrzuć to, co możesz.
- Jeśli to możliwe, zajmij się pocztą natychmiast, przeczytaj, przetwórz i odpowiedz lub podejmij działanie. Staraj się obsłużyć każdą przesyłkę tylko raz.
Komputery
- Wyłącz wszystkie aplikacje do obsługi wiadomości błyskawicznych.
- Zamknij programy i dokumenty po zakończeniu ich używania – przechowuj dokumenty w logiczny sposób. To nie tylko usuwa zakłócenia, ale także oznacza, że Twój komputer ma więcej zasobów do wykonania następnej pracy.
- Zamknij strony internetowe po ich przeczytaniu. Jest to szczególnie ważne w przypadku serwisów informacyjnych lub serwisów społecznościowych, gdzie informacje są stale aktualizowane.
- Jeśli masz ochotę rozpraszać się grą komputerową, ogranicz ilość czasu grania lub odinstaluj ją z komputera.
- Upewnij się, że Twój komputer jest chroniony przed wirusami i złośliwym oprogramowaniem. Utwórz kopię zapasową swojej pracy; używaj pendrive’a USB do przenoszenia ważnych dokumentów i plików, ale nie zapomnij zabezpieczyć go hasłem.
- Pracuj w miarę możliwości. Próba zdobycia nowych Umiejętności IT, gdy brakuje Ci czasu, może być katastrofą, poprosić kogoś o pomoc lub znaleźć prostszy sposób na osiągnięcie celu. Zaplanuj czas w przyszłości na naukę konkretnych umiejętności informatycznych.
Umówione spotkania
- Bierz udział tylko w spotkaniach, które są dla Ciebie istotne. Czy spotkanie jest konieczne i czy ma konkretny cel?
- Staraj się przychodzić na spotkania na czas, ani wcześnie, ani późno.
- Poznaj cel spotkania i zdobądź wcześniej kopię agendy. Umów się na wcześniejsze opuszczenie spotkania, jeśli jest to tylko częściowo istotne.
- Ustal z wyprzedzeniem, jak długo będą trwały spotkania. Rozpocznij i zakończ spotkanie na czas.
- Używaj harmonogramu, zwłaszcza w przypadku dłuższych spotkań lub gdy przewodniczący jest mniej skuteczny.
Odwiedzający – Improwizowane Spotkania
- Poinformuj innych, kiedy możesz spotkać się z gośćmi.
- Zaplanuj bloki czasu, w których możesz spotkać się z gośćmi i nazywaj je spotkaniami – spróbuj ograniczyć każde spotkanie do 10 lub 15 minut. Słowo „spotkanie” jest bardziej formalne, a ludzie rzadziej myślą, że „wpadają na pogawędkę”, a częściej przychodzą z konkretnego powodu.
- Naucz się mówić nie. Jeśli goście przybędą o nieodpowiedniej godzinie, uprzejmie wyjaśnij, że nie możesz ich zobaczyć i zaplanuj wizytę w dogodnym dla obu stron terminie.
- Nie zapomnij zaplanować czasu na spędzenie z przyjaciółmi!
Zobowiązania rodzinne
- Korzystaj z kalendarza, za który każdy członek rodziny jest odpowiedzialny za zapisywanie swoich zobowiązań i działań. Uwzględnij kluby i stowarzyszenia, imprezy towarzyskie, dni wolne, wizyty u lekarza i dentysty, planowane wydarzenia, takie jak wakacje i usługi samochodowe, wizyty u fryzjera, wizyty przyjaciół i dalszej rodziny – jak najwięcej informacji, aby każdy dzień mógł być efektywnie zarządzany.
- Użyj tacy lub pudełka do przechowywania ważnych dokumentów w pobliżu kalendarza. Dołącz przypomnienia o spotkaniach, wiadomości telefoniczne i inne istotne dokumenty. Wyrzucaj dokumenty, gdy tylko wygasną.
Stres
- Kiedy jesteśmy zajęci, bardziej prawdopodobne jest, że będziemy mieć niższy temperament niż wtedy, gdy jesteśmy bardziej zrelaksowani. Małe rzeczy mogą nas bardziej irytować i częściej czujemy się zestresowani lub źli. Stres i złość mogą potencjalnie zmarnować więcej czasu – a Ty ryzykujesz uszkodzeniem swojego zdrowia i uczuć innych. Zawsze staraj się zachować jak największy spokój, daj innym znać, że jesteś zajęty i potrzebujesz czasu na wykonanie swoich zadań. Ludzie zazwyczaj są wyrozumiali i mogą nawet zaoferować pomoc!
Zobacz nasze strony: Czym jest stres? i Czym jest gniew? po więcej.
Pingback: Unikanie zwlekania | Rozwój osobisty