W życiu jest wiele rzeczy, które potencjalnie mogą zmarnować dużo czasu. Minimalizując rozproszenie i usuwając straty czasu z naszych dni, możemy osiągnąć więcej i potencjalnie odnieść większy sukces.
Chociaż poniższa lista jest skierowana do miejsca pracy, wiele pomysłów można zastosować w innych pracowitych chwilach życia – kiedy trzeba się zająć i unikać jak największej liczby rozrywek.
Wykorzystując tylko niektóre z tych prostych pomysłów, możesz zwiększyć produktywność i efektywniej wykorzystać swój czas.
Telefon
- Gdy będziesz zajęty, wycisz telefon.
- Mądrze korzystaj z poczty głosowej i odkładaj czas na nieodebrane połączenia.
- Zaplanuj godziny w dniu, w którym będziesz odbierać połączenia – poinformuj innych o twoim harmonogramie.
- Posiadaj osobisty telefon komórkowy, nie podawaj numeru swojemu szefowi lub współpracownikom. Przyjaciele i rodzina nadal mogą się z Tobą skontaktować w nagłych wypadkach.
- Podczas nawiązywania lub odbierania połączeń: bądź uprzejmy, słuchaj i wyjaśniaj, ale staraj się unikać nadmiernej ilości małych rozmów, utrzymując połączenia tak krótkie, jak to możliwe.
- Odbieraj połączenia na stojąco, badania pokazują, że osoby stojące przy telefonie utrzymują krótką rozmowę.
- Jeśli zgodzisz się na podjęcie zadań w ramach rozmowy telefonicznej, działaj na nie natychmiast – nawet jeśli oznacza to dodanie ich do listy „spraw do załatwienia”.
- Przechowuj numery, które często wybierasz w telefonie, lub przechowuj listę w pobliżu telefonu.
- Sprawdzaj wiadomości e-mail tylko kilka razy dziennie. Zamknij swojego klienta e-mail, gdy nie jest używany. Nowe wiadomości e-mail migające na ekranie komputera mogą być ogromną rozrywką i marnować czas.
- Skonfiguruj foldery i reguły w swoim kliencie e-mail, pomagając automatycznie filtrować i archiwizować wiadomości e-mail.
- Zaplanuj blok czasu każdego dnia na wysyłanie wiadomości e-mail i odpowiadanie na nie. Nie pozwól, aby wiadomości e-mail gromadziły się na niemożliwych do zarządzania poziomach.
- Usuń wszystkie e-maile ze spamem natychmiast.
- Natychmiast usuwaj wszystkie nieistotne wiadomości e-mail. Obejmuje to „ogólne” e-maile, które nie dotyczą konkretnie użytkownika. Osoby w organizacjach często używają funkcji „Odpowiedz wszystkim” w swoim kliencie e-mail. Chociaż takie e-maile mogą być odpowiednie dla niektórych osób lub działów, jeśli nie jesteś jednym z nich, usuń je.
- Prześlij e-maile do kogoś, kto w razie potrzeby może udzielić lepszej odpowiedzi.
- Spróbuj obsłużyć każdy odpowiedni e-mail tylko raz, przeczytaj i odpowiedz natychmiast w zaplanowanym czasie. Po zakończeniu odeślij wiadomość e-mail.
- Uważaj na e-maile oznaczone jako pilne lub o wysokim priorytecie… mogą nie być.
Komputer
- Wyłącz wszystkie komunikatory.
- Zamykaj programy i dokumenty po zakończeniu ich używania – loguj dokumenty w logiczny sposób. To nie tylko usuwa zakłócenia, ale także oznacza, że komputer ma więcej zasobów do wykonania następnego zadania.
- Zamknij strony internetowe po ich przeczytaniu. Jest to szczególnie ważne w przypadku serwisów informacyjnych lub serwisów społecznościowych, w których informacje są stale aktualizowane.
- Jeśli masz ochotę oderwać się od gry komputerowej, albo racjonuj ilość czasu, w jaki grasz, albo odinstaluj ją z komputera.
- Upewnij się, że komputer jest chroniony przed wirusami i złośliwym oprogramowaniem. Utwórz kopię zapasową swojej pracy; użyj pendriva USB do przenoszenia ważnych dokumentów i plików, ale nie zapomnij zabezpieczyć go hasłem.
- Pracuj w miarę swoich możliwości, gdy tylko jest to możliwe. Próba nauczenia się nowych umiejętności informatycznych, gdy masz presję czasu, może być katastrofą, poproś kogoś o pomoc lub znajdź prostszy sposób na osiągnięcie celu. Zaplanuj w przyszłości czas na naukę określonych umiejętności informatycznych.
Organizowane spotkania
- Uczęszczaj tylko na spotkania, które są dla Ciebie odpowiednie. Czy spotkanie jest konieczne i czy ma konkretny cel?
- Staraj się przybyć punktualnie na spotkania, ani wcześnie, ani późno.
- Poznaj cel spotkania i wcześniej uzyskaj kopię porządku obrad. Umów się na wcześniejsze opuszczenie spotkania, jeśli jest to tylko częściowo istotne.
- Uzgodnij z góry, jak długo potrwają spotkania. Rozpocznij i zakończ spotkanie na czas.
- Stosuj harmonogram czasowy, szczególnie na dłuższe spotkania lub tam, gdzie przewodniczący jest mniej skuteczny.
Zobowiązania rodzinne
- Użyj kalendarza, w którym każdy członek rodziny jest odpowiedzialny za rejestrowanie swoich zobowiązań i działań. Obejmują kluby i stowarzyszenia, imprezy towarzyskie, dni wolne, wizyty u lekarza i dentysty, planowane wydarzenia, takie jak wakacje i usługi samochodowe, wizyty fryzjera, wizyty przyjaciół i dalszej rodziny – jak najwięcej informacji, aby każdy dzień mógł być skutecznie zarządzany.
- Użyj tacy lub pudełka, aby trzymać ważne dokumenty razem w pobliżu kalendarza. Dołącz przypomnienia o spotkaniu, wiadomości telefoniczne i inne odpowiednie dokumenty. Wyrzucaj dokumenty, gdy tylko wygasną.
Naprężenie
- Kiedy jesteśmy zajęci, jesteśmy bardziej skłonni do mniejszego temperamentu niż wtedy, gdy jesteśmy bardziej zrelaksowani. Małe rzeczy bardziej nas drażnią, a my jesteśmy bardziej narażeni na stres lub gniew. Stres i gniew potencjalnie zmarnują więcej czasu – a ty ryzykujesz uszkodzenie zdrowia i uczuć innych. Zawsze staraj się zachować spokój, daj innym znać, że jesteś zajęty i że potrzebujesz czasu na wykonanie swoich zadań. Ludzie zwykle rozumieją i mogą nawet zaoferować pomoc!
Zobacz nasze strony: Co to jest stres? i czym jest gniew? po więcej.
Liczba wyświetleń: 1242