Jak prowadzić trudne rozmowy?

Większość z nas od czasu do czasu prowadzi trudne rozmowy.

Wynegocjowanie podwyżki lub poinformowanie szefa, że ​​odchodzisz, są trudne, podobnie jak zwolnienie pracownika.

Poproszenie kogoś o spłatę pieniędzy, które są ci winni, lub proszenie o pożyczenie pieniędzy są trudne.

Rozmowa o chorobie, polityce i rozwodzie też może być trudna. Czasami rozmowa jest trudna, ponieważ jesteś rozczarowany drugą osobą, wynikiem lub sobą.

Bez względu na to, jak trudną rozmowę musisz przeprowadzić, istnieje kilka sposobów na jej ułatwienie.

1. Nie odkładaj tego

Większość ludzi unika konfliktów. To ma sens, kto chce walczyć? Jednak kiedy odkładasz trudną rozmowę, w rzeczywistości ją pogarszasz. Po pierwsze, rośnie twój własny stres i dyskomfort. Oznacza to, że z większym prawdopodobieństwem powiesz coś, czego nie masz na myśli, lub powiesz to w niewygodny sposób. Możliwe też, że sytuacja może się pogorszyć, gdy czekasz, żeby coś powiedzieć. Wyobraź sobie, że masz pracownika, który nie radzi sobie dobrze. Nie mówiąc pracownikowi o problemach, odbierasz mu zdolność do doskonalenia się. Mogą zakładać, że wszystko jest w porządku i nadal popełniać te same błędy. Jeśli musisz mieć trudną rozmowę, poświęć trochę czasu, aby upewnić się, że wiesz, co chcesz powiedzieć, ale nie odkładaj tego zbyt długo.

Pamiętaj, że to, co widzisz jako jedną trudną rozmowę, może w rzeczywistości wymagać serii rozmów. Im dłużej odkładasz rozpoczęcie rozmowy, tym dłużej będzie ona trwać.

2. Ćwicz

Jednym z powodów, dla których trudne rozmowy są tak trudne, jest to, że są niezwykłe. Lekarze mają dużo łatwiejszy czas w przekazywaniu złych wiadomości zdrowotnych niż laicy, ponieważ robią to tak często. Jeśli musisz przeprowadzić trudną rozmowę , poświęć trochę czasu na przemyślenie tego, co chcesz powiedzieć. Możesz nawet robić notatki lub odgrywać role z przyjacielem. Nie chcesz, aby rozmowa brzmiała zbyt wyćwiczona lub zbyt sztywna, ale poświęcenie czasu na zastanowienie się nad tym, co zamierzasz powiedzieć i jak to powiesz, ułatwi rozmowę tobie i słuchaczowi.

Oczywiście wiele trudnych rozmów zaskakuje. Na przykład zdenerwowany klient może zadzwonić z poważną skargą, której nie możesz naprawić. Nie możesz ćwiczyć do tego rodzaju rozmów, ale możesz się do nich przygotować.

3. Bądź jasny

Kiedyś standardową radą kierownictwa było najpierw komplement, a potem krytyka. Niestety prowadzi to do wielu nieporozumień. Jeśli masz przegląd wyników, powinieneś bezwzględnie powiedzieć pracownikowi, co idzie dobrze, a co nie. Jeśli jednak próbujesz powiedzieć pracownikowi, że jego praca jest zagrożona, musisz to wyjaśnić. Jasno określ, co musisz powiedzieć i zadawaj pytania, aby upewnić się, że druga osoba to rozumie. Nie próbuj łagodzić ciosu obcymi informacjami.

4. Skup się

Wielozadaniowość stała się dla większości z nas sposobem na życie. Ale ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, gdy prowadzisz trudną rozmowę, jest to, aby druga osoba czuła się, jakbyś była dla niej zbyt zajęta. Zarezerwuj czas na rozmowę i upewnij się, że nie patrzysz na telefon ani nie sprawdzasz poczty e-mail. Skupienie może być szczególnie trudne, gdy prowadzisz rozmowę przez telefon i nie widzisz drugiej osoby. To naturalne, że nie chcesz, aby ktoś się zdenerwował, ale jeśli to możliwe, spróbuj prowadzić trudne rozmowy osobiście, przez Zoom lub inne wideokonferencje. Jeśli spotykasz się osobiście, znajdź ciche, ustronne miejsce, w którym dana osoba nie będzie czuła się tak, jakby była na wystawie. Jeśli musisz spotkać się przez telefon, zrób co możesz, aby skupić się na rozmowie. Jeśli czujesz, że druga osoba może nie słuchać w pełni,

5. Ćwicz aktywne słuchanie

Rozmowa to nie tylko rozmowa, to także słuchanie drugiej osoby. Aktywne słuchanie jest często wykorzystywane w rozwiązywaniu sporów lub konfliktów. Chodzi o to, aby słuchacz w pełni się koncentrował, rozumiał, odpowiadał i pamiętał, co mówi druga osoba. Brzmi prosto, ale zbyt często, gdy prowadzimy trudne rozmowy, spędzamy czas skupiając się na tym, co zamierzamy powiedzieć. Aktywne słuchanie może być bardzo pomocne w procesach takich jak negocjowanie wynagrodzenia. Jeśli próbujesz negocjować wyższą pensję, a twój szef wyjaśnia, że ​​organizacja traci pieniądze, będziesz chciał użyć argumentów na temat swojej produktywności i sposobów, w jakie oszczędzasz pieniądze firmy. Z drugiej strony, jeśli twój szef odrzuci twoją prośbę, ponieważ jesteś nowy w firmie, możesz chcieć przedstawić inny argument.

Pomocne mogą być szkolenia z aktywnego słuchania.

To, co ktoś czuje w związku z trudną rozmową, często zależy od tego, czy dana osoba czuje się wysłuchana. Jeśli możesz powtórzyć komuś, o co jest zdenerwowany, może to pomóc mu poczuć się wysłuchanym. Ważne jest, aby pamiętać, że chociaż masz czas na przemyślenie tego, co chcesz powiedzieć, rozmowa może być niespodzianką dla drugiej osoby. Daj im czas na reakcję i zadawanie pytań. Każdy inaczej przetwarza trudne wiadomości. Niektórzy ludzie mogą mieć dużo myśli, kiedy mówisz. Inni mogą chcieć poczekać i ponownie omówić z Tobą problem później.

6. Bądź empatyczny

Empatia to postawienie się w sytuacji kogoś innego. Koniec końców jedyną prawdziwą zasadą przekazywania komuś złych lub niepożądanych wiadomości jest empatia. Aby spróbować spojrzeć na sytuację z ich punktu widzenia. Podchodzenie do trudnej rozmowy nie tylko jako czegoś, przez co musisz przejść, ale jako czegoś trudnego dla obu stron, będzie cię szanować.

Jest takie stare powiedzenie, że ludzie nie pamiętają tego, co robisz, pamiętają, jak sprawiasz, że się czują. Łatwo jest sprawić, by ktoś poczuł się dobrze, szanowany i słyszany, gdy dzielisz się pozytywnymi wiadomościami. Sprawienie, by ludzie czuli się szanowani i słyszani podczas dzielenia się trudnymi wiadomościami, jest ważniejszą i znacznie mniej powszechną umiejętnością.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *