Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak to jest, że niektórzy ludzie mają wystarczająco dużo czasu, aby zrobić wszystko, co chcą, podczas gdy inni zawsze pędzą od zadania do zadania i nigdy nie wydają się kończyć niczego?
Nie może być tak, że niektórzy mają mniej do zrobienia. O wiele bardziej prawdopodobne jest, że efektywniej wykorzystują swój czas: innymi słowy, wykazują dobre umiejętności zarządzania czasem.
Zarządzanie czasem to zdolność do produktywnego i efektywnego wykorzystania czasu. Możesz również myśleć o tym jako o sztuce posiadania czasu na robienie wszystkiego, czego potrzebujesz, bez uczucia stresu. Brzmi prosto, ale w praktyce jest o wiele trudniej. Ta strona wyjaśnia niektóre zasady dobrego zarządzania czasem.
Znaczenie zarządzania czasem
Umiejętności zarządzania czasem są niezbędne, ponieważ niewielu z nas, jeśli w ogóle, ma wystarczająco dużo czasu na zrobienie wszystkiego, o co nas proszą lub co chcemy zrobić.
Zarządzanie czasem definiuje się jako produktywne i efektywne wykorzystanie czasu – ale co w przypadku, gdy pracujesz tak produktywnie, jak to tylko możliwe, a nadal nie możesz zrobić wszystkiego? Lepiej pomyśleć o zarządzaniu czasem jako połączeniu wydajnej pracy i ustalania priorytetów.
Innymi słowy, ludzie, którzy są dobrzy w zarządzaniu czasem, dobrze sobie radzą i robią różne rzeczy. Jednak są też lepsi w ustalaniu priorytetów i ustalaniu , co naprawdę trzeba zrobić – a następnie odrzucaniu innych rzeczy.
Mogą to zrobić, ponieważ rozumieją różnicę między pilnym a ważnym.
- „ Pilne” zadania wymagają Twojej natychmiastowej uwagi, ale to, czy rzeczywiście ją poświęcisz, może mieć znaczenie, czy nie.
- „Ważne” zadania mają znaczenie, a ich zaniechanie może mieć poważne konsekwencje dla Ciebie lub innych.
Na przykład:
- Odbieranie telefonu jest pilne . Jeśli tego nie zrobisz, dzwoniący zadzwoni i nie będziesz wiedział, dlaczego dzwonił – i może to być ważne. Może to być również automatyczny głos informujący, że możesz kwalifikować się do odszkodowania za niewłaściwie sprzedane ubezpieczenie. To nie jest ważne.
- Regularne chodzenie do dentysty jest ważne (a przynajmniej tak nam powiedziano). Jeśli tego nie zrobisz, możesz dostać choroby dziąseł lub inne problemy. Ale to nie jest pilne. Jeśli jednak zostawisz go zbyt długo, może to stać się pilne, ponieważ może wystąpić ból zęba.
- Odbieranie dzieci ze szkoły jest pilne i ważne . Jeśli nie ma Cię tam w odpowiednim czasie, będą czekać na placu zabaw lub w klasie, martwiąc się o to, gdzie jesteś. Możesz także przysporzyć innym niedogodności, np. Nauczycielom, którzy czekają z dziećmi na Twoje przybycie.
- Czytanie śmiesznych e-maili lub sprawdzanie Facebooka nie jest ani pilne, ani ważne . Dlaczego więc jest to pierwsza rzecz, którą robisz każdego dnia? Zapoznaj się z naszą stroną minimalizującą czynniki rozpraszające, która pomoże Ci rozpoznać i uniknąć innych rzeczy, które mogą przeszkadzać Ci w wykonywaniu pilnych i ważnych zadań.
To rozróżnienie między pilnymi i ważnymi jest kluczem do ustalenia priorytetów czasu i obciążenia pracą, czy to w pracy, w domu, czy podczas nauki.
Pozwala ci wymyślić, co zrobić najpierw, a co można albo zostawić na później, albo wcale. Na przykład, jeśli zostawisz pilne, ale nieważne zadanie, może się okazać, że stanie się ono niepotrzebne.
Korzystanie z macierzy priorytetów
Aby skorzystać z macierzy priorytetów, najlepiej przeglądać swoje zadania codziennie. Codziennie zadawaj sobie pytanie:
- Które z moich zadań należy wykonać w ciągu najbliższych 48 godzin?To są „pilne” zadania.
- Które z pilnych zadań są ważniejsze?Dobrym pomysłem jest uporządkowanie zadań według ważności, zamiast nadawania im absolutnego rozróżnienia „ważne / mało ważne”.
- Które z zadań, które nie są pilne, są ważniejsze?Ponownie, dobrym pomysłem jest wymienienie ich w kolejności, zamiast nadawania im absolutnego rozróżnienia.
Teraz użyj odpowiedzi na te pytania, aby przydzielić swoje zadania do pól w macierzy priorytetów, przestrzegając następujących zasad:
- Każde pudełko powinno zawierać nie więcej niż siedem lub osiem zadań .
- Zacznij od pola „Do teraz” .
- Co najważniejsze, nie odkładaj pilnych lub ważnych spraw tylko dlatego, że są nieprzyjemne. Nie polepszy się im zwlekanie.
- Następnie spójrz na mniej pilne, ale nadal ważne zadania . Zdecyduj, co zamierzasz z nimi zrobić, a następnie zaplanuj czas w swoim dzienniku, aby to zrobić, lub rozważ delegowanie ich komuś innemu.
- Deleguj pilne, ale łatwiejsze / mniej ważne zadania.
- Teraz wyeliminuj niepilne i nieważne zadania.
- Wreszcie zrób pracę. Rozpocznij swoją listę „Do teraz”. Po zakończeniu przejdź do zaplanowanej pracy lub zadań.
Jeśli jest więcej zadań, którymi możesz zarządzać w jakimkolwiek kwadrancie, nadszedł czas, aby a) wykonać niektóre, b) delegować niektóre lub c) wyeliminować niektóre.
Regularne przycinanie matrycy w ten sposób zapewni, że możesz skupić się na tym, co naprawdę ważne, i utrzymać płynność pracy.
Pamiętaj też, że Ty i Twoje zdrowie jesteście ważni . Tylko dlatego, że masz dużo do zrobienia, nie oznacza, że wykonywanie ćwiczeń, 10-minutowy spacer lub poświęcanie czasu na prawidłowe jedzenie nie jest ważne. Nie należy ignorować swojego zdrowia fizycznego lub psychicznego na rzecz bardziej „pilnych” zajęć.
Co możesz zrobić, jeśli ważne zadanie jest stale zderzane z listą przez pilniejsze, ale nadal ważne zadania?
Po pierwsze, zastanów się, czy jest to naprawdę ważne. Czy w ogóle trzeba to zrobić, czy po prostu wmawiałeś sobie, że powinieneś to zrobić?
Jeśli to naprawdę ważne, rozważ delegowanie go. Więcej informacji na naszej stronie poświęconej delegowaniu umiejętności .
Osobiste a profesjonalne
A co z równowagą między priorytetami osobistymi i zawodowymi? Można to zrobić na dwa sposoby:
- Uwzględnij oba w tej samej macierzyZalety: Twoje rzeczy osobiste się nie gubią.Wady: musisz znaleźć równowagę między pracą a rzeczami osobistymi.
- Użyj dwóch oddzielnych macierzy i przydziel oddzielne przedziały czasowe do zajmowania się każdą z nichZalety: oznacza, że możesz sobie z nimi poradzić, mając realistyczny pogląd na pilność.Wady: może się skomplikować.
To naprawdę zależy od Ciebie, co wybierzesz – kluczem jest, aby to działało dla Ciebie.
Dalsze zasady dobrego zarządzania czasem
Dlatego macierz priorytetów jest kluczem do ustalenia priorytetów obciążenia pracą. Jednak zarządzanie czasem to coś więcej niż ustalanie priorytetów: to również możliwość bardziej produktywnej pracy. Istnieje wiele innych sposobów poprawy wydajności i produktywności.
- Utrzymuj czystość
Dla niektórych bałagan może być zarówno prawdziwym rozproszeniem, jak i naprawdę przygnębiającym.
Porządkowanie może poprawić zarówno samoocenę, jak i motywację. Łatwiej będzie Ci też być na bieżąco, jeśli miejsce do pracy jest uporządkowane, a systemy są zawsze aktualne.
- Użyj listy „Do zrobienia”
Niezależnie od tego, czy są to listy elektroniczne, czy papierowe, to dobry sposób na zapamiętanie tego, co musisz zrobić, i szybkie sprawdzenie, o czym zapomniałeś.
Rozważ podkreślenie w jakiś sposób najważniejszych elementów i pamiętaj, aby usunąć je z listy, gdy są kompletne i / lub nie wymagają już wykonywania. - Wybierz swoją chwilę
Każdy z nas ma pory dnia, w których pracujemy lepiej. Trudne zadania najlepiej zaplanować na te czasy.
Musisz jednak zaplanować czynności, które trzeba robić w określonych porach, na przykład spotkania lub wyjazd na pocztę.
Inną przydatną opcją jest sporządzenie listy ważnych, ale niepilnych, małych zadań, które można wykonać w ciągu tych nieparzystych dziesięciu minut między spotkaniami: czy to idealny moment na wysłanie wiadomości e-mail z potwierdzeniem dat wakacji? - Nie zwlekaj, ale pytaj, dlaczego jesteś kuszony
Jeśli zadanie jest naprawdę pilne i ważne, zajmij się nim.
Jeśli jednak znajdziesz wymówki, aby czegoś nie robić, zadaj sobie pytanie, dlaczego.
Możesz mieć wątpliwości, czy w ogóle powinieneś wykonywać to zadanie. Być może martwisz się o etykę lub nie uważasz, że to najlepsza opcja. Jeśli tak, może się okazać, że inni się z tym zgadzają. Porozmawiaj o tym ze współpracownikami lub przełożonym, jeśli jesteś w pracy, oraz rodziną lub przyjaciółmi w domu i sprawdź, czy istnieje alternatywa, która mogłaby być lepsza. - Nie próbuj wykonywać wielu zadań jednocześnie
Ogólnie rzecz biorąc, ludzie nie radzą sobie zbyt dobrze z wielozadaniowością, ponieważ ponowne skupienie uwagi zajmuje naszemu mózgowi.
O wiele lepiej jest skończyć jedną pracę przed przejściem do innej. Jeśli musisz wykonywać wiele różnych zadań, spróbuj je zgrupować i wykonuj po kolei podobne zadania.
Zachowaj spokój i patrz z perspektywy
Być może najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest zachowanie spokoju. Uczucie przytłoczenia zbyt dużą liczbą zadań może być bardzo stresujące. Pamiętaj, że świat prawdopodobnie się nie skończy, jeśli nie wykonasz ostatniego zadania dnia lub zostawisz to na jutro, zwłaszcza jeśli rozsądnie ustaliłeś priorytety.
Powrót do domu lub wczesna noc, abyś był przygotowany na jutro, może być znacznie lepszą opcją niż dotrzymanie narzuconego sobie lub zewnętrznego terminu, który może nawet nie mieć takiego znaczenia.
Poświęć chwilę, aby zatrzymać się i spojrzeć na swoje życie i priorytety z perspektywy, a może się okazać, że widok ulegnie znacznej zmianie!
Więcej dowiesz się na szkoleniach.
Pingback: Umiejętności organizacyjne | Rozwój osobisty