Umiejętności organizacyjne

Jak często powtarzałeś sobie: „Naprawdę potrzebuję organizacji? ’a potem tego nie zrobił? To częsty problem.

Słaba organizacja zwykle oznacza mniejszą produktywność i stracone szanse, a także może prowadzić do zwiększonego odkładania działania i stresu.

Na szczęście jest kilka prostych rzeczy, które możesz zrobić, aby zapewnić sobie dobrą organizację i taką pozostać. A jeszcze lepsze jest to, że umiejętności te mogą być używane w domu lub w pracy i są równie przydatne w obu przypadkach.

Umiejętności organizacyjne to tak naprawdę połączenie zarządzania czasem i motywacji własnej . Ale jeśli brzmi to trochę zniechęcająco, prawdopodobnie najlepiej jest rozważyć organizację w kategoriach serii kroków, które możesz podjąć.


Efektywne umiejętności organizacyjne: siedem kroków

1. Jasno określ, co musisz zrobić.

Jeśli jesteś jedną z tych osób, jak większość z nas, która ma problemy z przypomnieniem sobie, na co zgodziłeś się zrobić lub co chciałeś zrobić, mając wystarczająco dużo czasu, zachowaj listę.

Jeśli jedna lista nie wystarczy, zachowaj kilka. Niektórzy uważają, że najlepiej sprawdzają się z jedną listą, ale inni mają długoterminową listę „Do zrobienia”, uzupełnioną codzienną listą „Zadania”. Inni również mają listę ofert pracy na tydzień. To kwestia preferencji, czy korzystasz z list papierowych, czy elektronicznych.

2. Zdecyduj, kiedy zamierzasz to zrobić.

Badania pokazują, że nasze mózgi są tak zaprogramowane, aby martwić się rzeczami, których nie zrobiliśmy.

Dlatego budzisz się w nocy, panikując o zapomnianej pracy. Co ciekawe jednak, umieszczenie pracy na liście „ do zrobienia ” i, co najważniejsze, decyzja, kiedy zamierzasz to zrobić, wydaje się wystarczyć, aby wyłączyć tę część mózgu, która się martwi, przynajmniej do czasu, gdy przegapisz gniazdo, które zidentyfikowałeś.

3. Daj sobie czas i przestrzeń.

Organizacja nie jest przypadkowa. Musisz dać sobie na to czas.

Każdego dnia poświęć trochę czasu, aby pomyśleć o tym, co musisz zrobić tego dnia, i zaplanuj, kiedy zamierzasz to zrobić. Najlepiej zrobić to na początku lub na koniec dnia następnego. Jeśli dojeżdżasz do pracy pociągiem, może się okazać, że Twoja podróż to idealny czas na to, ale jeśli nie, po prostu poświęć 10 minut, gdy po raz pierwszy wejdziesz do pracy, najlepiej z dala od biurka, aby uniknąć rozpraszania uwagi.

Jeśli nie możesz znaleźć tego czasu, zapisz to w swoim dzienniku. Jeśli Twój kalendarz elektroniczny jest publiczny, upewnij się, że opisałeś go w taki sposób, aby Twoi koledzy nie zidentyfikowali go od razu jako „czas, który można wykorzystać, aby przyjść i porozmawiać z Tobą”. Na przykład użyj inicjałów, aby wyglądało na to, że masz spotkanie, na przykład „DSW” lub „Do roboty” i „PMD” lub „Zaplanuj mój dzień”. Wiesz, co to znaczy, ale nikt inny tego nie zrobi. I OPUSZCZAJ SWOJE BIURKO. Idź i usiądź w stołówce lub w cichym zakątku sali konferencyjnej, aby uniknąć rozmowy z Tobą lub pokusy „po prostu sprawdzania e-maili”.Zobacz naszą stronę: 

Unikanie rozpraszania, aby uzyskać wskazówki i więcej informacji.

4. Zdecyduj, co jest ważne, a co pilne.

Jest to delikatne rozróżnienie, ale wszystko można podzielić na pilne lub nie, ważne lub nie.

Niektóre sprawy są ważne i pilne. Inni nie są. Zapoznaj się z sekcją Priorytety na naszej stronie Zarządzanie czasem, aby uzyskać więcej pomysłów, jak sobie z tym poradzić.

5. Podziel i deleguj zadania.

Podziel zadania na części składowe i zastanów się, czy możesz delegować którekolwiek z nich.

Czy naprawdę musisz od razu wykonać całe zadanie? I czy naprawdę potrzebujesz zrobić ich części? Czasami delegowanie może zająć tyle samo czasu, co wykonanie zadania, zwłaszcza jeśli jest to stosunkowo szybkie, ale wyjaśnienie może zająć trochę czasu. Ale jeśli jest to stosunkowo proste do wyjaśnienia i proste, ale długotrwałe do wykonania, jest to idealne zadanie dla delegacji.

Zapoznaj się z naszą stroną Umiejętności delegowania, aby dowiedzieć się, jak delegować bez utraty kontroli. I bez zbędnego zwlekania, zastanów się, czy naprawdę musisz to zrobić dzisiaj, czy też jest coś ważniejszego lub pilniejszego, co byłoby lepsze wykorzystanie twojego czasu.

6. Nie denerwuj się dodatkowymi zadaniami.

Wszyscy wiemy, jakie to uczucie …

Właśnie spędziłeś 10 minut na organizowaniu się i wrócisz do swojego biurka, aby znaleźć e-mail od szefa z poleceniem porzucenia wszystkiego i ukończenia raportu, który nagle stał się najważniejszym i najpilniejszym problemem na świecie.

Nie denerwuj się. Przynajmniej teraz wiesz, czy masz na swojej liście coś jeszcze, co nie może czekać, i możesz negocjować przedłużone terminy na inne prace z świadomego punktu widzenia!

7. Bądź na bieżąco.

Zwłaszcza, gdy jesteś bardzo zajęty, łatwo jest odpuścić sobie codzienną organizację sesji.

Chcesz po prostu wrócić do domu lub naprawdę musisz zająć się czymś innym. Ale ważne jest, aby zachować kontrolę nad harmonogramem i organizacją, ponieważ w przeciwnym razie wszystko wpadnie w prawdziwy bałagan, a następnie rozwikłanie zajmie godziny.


Organizujesz się czy organizujesz projekty?

Większość z tego, co tutaj opisano, dotyczy organizowania się i kontrolowania pracy lub życia.

Te same zasady dotyczą organizowania wszystkiego, od rodziny po projekt lub wydarzenie.

Co najważniejsze, poświęcenie czasu na regularne zastanowienie się nad tym, co należy zrobić i kiedy, a zwłaszcza o tym, co jest ograniczone w czasie, naprawdę przyniesie korzyści.

Więcej dowiesz się na szkoleniach.

Liczba wyświetleń: 278

One thought on “Umiejętności organizacyjne

  1. Pingback: Umiejętności zarządzania projektami | Rozwój osobisty

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *