Umiejętności zarządzania projektami

Być może dużo słyszałeś o zarządzaniu projektami i myślisz, że to złożony proces. Wiele osób uważa, że ​​idea zarządzania projektami jest nieco zniechęcająca.

Co to jest zarządzanie projektami?

Jednak przede wszystkim zarządzanie projektem decyduje o tym, co należy zrobić, a następnie upewnia się, że to się stanie.

Mówiąc tak, brzmi i jest o wiele prostsze.

Chociaż nie ma wątpliwości, że formalne zarządzanie projektami uniemożliwiło realizację niektórych naprawdę dużych projektów w czasie i budżecie, zdecydowana większość projektów w większości organizacji i w domu nie wymaga formalnych kwalifikacji w zakresie zarządzania projektami.

Sugerujemy jednak, że w przypadku dużej liczby projektów rutynowo podejmowanych przez firmy i osoby prywatne pewne podstawowe i dość proste praktyki, konsekwentnie stosowane, mogą zapewnić, że projekty przyniosą rezultaty na czas iw ramach budżetu.


Podstawowe zasady zarządzania projektami

Dobre zarządzanie projektami, podobnie jak zarządzanie ryzykiem , to działanie zespołowe.

Jednym z przydatnych elementów formalnego zarządzania projektem jest to, że zmusza Cię do zebrania odpowiednich ludzi do prowadzenia projektu. Ma również tę zaletę, że wymaga dobrej dokumentacji.

Dają nam one dwie podstawowe zasady zarządzania projektami:

  1. Zdecyduj, kto powinien zostać zaangażowany na wczesnym etapie, i poproś ich o uzgodnienie zakresu, pożądanych wyników i harmonogramu projektu.Grupa ta powinna być formalnie wyznaczona jako Komitet Sterujący i odpowiadać za projekt.
  2. Dokumentuj wszystko . Musisz zapisywać i regularnie przeglądać swój zakres, pożądane wyniki i ramy czasowe oraz kto jest odpowiedzialny za każde zadanie.Pomocne jest również dokumentowanie wszystkiego, co jest związane z projektem, nawet zwykłych rozmów telefonicznych. Trzymaj książkę przy telefonie i wyucz się nawyku pisania notatek podczas rozmów telefonicznych. Przydatne może być również wysłanie wiadomości e-mail do osoby, z którą rozmawiałeś, po rozmowie telefonicznej, w której odnotujesz, o czym rozmawiałeś i na co wyraziłeś zgodę.Tak, brzmi to biurokratycznie, ale zdziwiłbyś się, jak często dwie osoby wyłaniają się z rozmowy z zupełnie innymi pomysłami na to, co zostało uzgodnione. Zapisanie go i podzielenie się nim sprawia, że ​​nieporozumienia nie trwają długo.

Dokumentacja projektu

Istnieje wiele istotnych elementów dokumentacji projektowej, które jako kierownik projektu będziesz musiał w pełni przygotować.

Będziesz także musiał poświęcić trochę czasu, aby upewnić się, że te kartki zostały przeczytane i uzgodnione przez wszystkie zaangażowane osoby, jeśli to konieczne, stojąc nad nimi w trakcie. Jakkolwiek długo trwa ten proces, warto zainwestować, ponieważ może zaoszczędzić mnóstwo czasu i kłopotów w przyszłości.

Wykresy gantta

Prawdopodobnie najbardziej czasochłonne w przygotowaniu, ale najbardziej istotne, jest plan projektu lub harmonogram.

Jedna z najbardziej przydatnych form nazywa się wykresem Gantta .

Przedstawia to w formie wizualnej:

  • Wszystkie zadania, które należy wykonać w trakcie projektu;
  • Wszelkie ograniczenia dotyczące tego, kiedy zadania można ukończyć, na przykład które zadania muszą zostać zakończone, zanim inne będą mogły rozpocząć, lub określone terminy;
  • Prawdopodobny i maksymalny czas trwania każdego zadania;
  • Zasoby, które zostaną przeznaczone na każde zadanie; i
  • Ścieżka krytyczna lub w kategoriach naukowych „kroki ograniczające tempo”, czyli zadania, które określą długość projektu, ponieważ nie można ich skrócić.

Twoim następnym zadaniem jako kierownika projektu jest rozpoczęcie pracy. Jeśli już zaplanowałeś, powinno to być stosunkowo proste, ponieważ wszyscy zaangażowani będą wiedzieć, co robią. Będziesz musiał tylko okresowo sprawdzać, czy wszystko idzie zgodnie z planem.


Regularne aktualizacje projektu

Jako kierownik projektu, Twoim zadaniem jest otrzymywanie regularnych aktualizacji od menedżerów zadań, aby upewnić się, że projekt przebiega zgodnie z planem. Musisz również składać sprawozdania z postępów w realizacji projektu do „ Komitetu Sterującego ” i informować ich o wszelkich pojawiających się problemach.

Twoje aktualizacje od liderów zadań nie muszą być formalne. Mogą być tak proste, jak zwykła rozmowa telefoniczna na temat postępów. Możesz jednak preferować bardziej formalną strukturę raportowania, taką jak jednostronicowy raport. Mogłoby to mieć formę sygnalizacji świetlnej, w której kierownicy zadań byliby proszeni o określenie, czy ich zadanie jest realizowane (kolor zielony), istnieje ryzyko opóźnień lub problemów (kolor bursztynowy), opóźnienia lub problemy (kolor czerwony).

Negocjacje i renegocjacje

Wreszcie, kierownicy projektów muszą mieć silne umiejętności negocjacyjne .

Musisz być przygotowany do negocjowania i renegocjacji zakresu, specyfikacji, budżetu, terminów i harmonogramów zarówno z komisją projektową, jak iż kierownikami zadań. Elastyczność, organizacja i umiejętność strategicznego myślenia i skupienia się na tym, co naprawdę ważne, są kluczowe, więc zajrzyj na nasze strony poświęcone umiejętnościom organizacji i umiejętnościom strategicznego myślenia .


Wreszcie…

Chociaż formalna dyscyplina zarządzania projektami wyłoniła się z projektów w środowisku pracy, możesz zastosować pomysły w każdej dziedzinie życia, w której musisz coś zrobić.

Rzadko kiedy boli zastanowienie się, co musisz zrobić najpierw, co można zrobić, gdy coś innego jest w toku i ile czasu zajmie to wszystko przed rozpoczęciem zadania.

Więcej dowiesz się na szkoleniu.

Liczba wyświetleń: 59

One thought on “Umiejętności zarządzania projektami

  1. Pingback: Umiejętności facylitacyjne | Rozwój osobisty

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *