Często mówi się, że obraz jest wart tysiąca słów. Jeśli tak, warto poświęcić trochę czasu, aby dowiedzieć się, jak narysować obrazki, które będą reprezentować Twój plan projektu!
Ta strona pomoże ci zrozumieć, jak to zrobić, a także jak zaangażować innych w planowanie.
Bloki konstrukcyjne planowania projektu
Dwa podstawowe elementy składowe planów projektów to zadania i kamienie milowe .
- Zadania to elementy pracy, które należy wykonać przed zakończeniem projektu. Trwają przez pewien czas i wymagają zasobów, ludzi lub pieniędzy.
- Kamienie milowe to osiągnięcia, które mają miejsce w określonym momencie. Nie mają wymagań dotyczących zasobów, ale są osiągane w wyniku wykonania zadania.
Przygotowanie planu projektu
Jednym z najlepszych sposobów planowania projektu jest dwu- lub trzygodzinna sesja ze wszystkimi kluczowymi osobami, przy użyciu karteczek samoprzylepnych w dwóch kolorach i białej tablicy, aby określić, co należy zrobić, kiedy i przez kogo. Proste ale efektywne.
Proces powinien przebiegać mniej więcej tak:
- Używając karteczek samoprzylepnych w jednym kolorze, zapisz wszystkie kamienie milowe, które musisz osiągnąć w drodze do rezultatu projektu, i ponumeruj je w porządku chronologicznym. Przyklej je wszystkie po lewej stronie planszy.
- Dla każdego kamienia milowego określ wszelkie inne, które muszą zostać osiągnięte jako pierwsze, zanim będzie można rozpocząć lub zakończyć (prekursory) i zapisz je na karteczce samoprzylepnej dla tego kamienia milowego.
- Teraz na karteczkach samoprzylepnych innego koloru zidentyfikuj wszystkie zadania, które należy wykonać, aby osiągnąć każdy kamień milowy. Kieruj się zdrowym rozsądkiem, aby zdecydować, na jakim poziomie szczegółowości chcesz pracować. Na przykład, jeśli Twoim nadrzędnym projektem jest ćwiczenie rekrutacyjne, będziesz chciał przeliterować każdy krok, od przygotowania opisów stanowisk, przez ogłoszenie, przesiewanie, rozmowy kwalifikacyjne, sprawdzanie i oferowanie pracy. Jednak w przypadku znacznie większego projektu możesz dołączyć zadanie „rekrutacji administratora projektu”.
- Dla każdego zadania określ, które kamienie milowe przekazują, i zapisz numer kamienia milowego na kartce samoprzylepnej dla zadania. Napisz zadania podajnika na kartce samoprzylepnej dla każdego kamienia milowego.
- Określ, ile czasu zajmie każde zadanie i zapisz to na etykiecie zadania.
- Określ, jakich zasobów potrzebujesz do wykonania każdego zadania i zapisz to na karteczce samoprzylepnej.
W tym momencie może się okazać, że masz za dużo informacji na notatki samoprzylepne. Jeśli tak, dodaj inne w różnych kolorach dla czasu trwania i zasobów lub kontynuuj po sekundę dla każdego zadania i / lub kamienia milowego.
- Teraz określ wszelkie ograniczenia czasowe dotyczące jakichkolwiek kamieni milowych lub zadań, takich jak „należy zakończyć przed końcem roku budżetowego”. Napisz je na karteczce samoprzylepnej.
- Zrób kalendarz na tablicy, określając okres po okresie trwania projektu.
- Umieść wszystkie kamienie milowe i zadania, które mają ograniczenie czasowe, we właściwym miejscu w kalendarzu.
- Teraz umieść wszystkie inne kamienie milowe i zadania, które są powiązane z tymi z ograniczeniami czasowymi, i narysuj między nimi strzałki, aby pokazać, w jakiej kolejności należy je ukończyć. Upewnij się, że zostało wystarczająco dużo czasu na wykonanie każdego zadania zgodnie z szacunkami.
- Jeśli masz jeszcze jakieś kamienie milowe lub zadania, umieść je w odpowiednim miejscu.
- Teraz powinieneś być w stanie zobaczyć „ścieżkę krytyczną”, proces, który określa, jak długo zajmie Twój projekt.
- Użyj pióra do tablicy, aby zaznaczyć potencjalne „luki”, czyli miejsca, w których zadania mogą się trochę poślizgnąć bez wpływu na ścieżkę krytyczną.
- Na koniec spójrz, jakich zasobów będziesz potrzebować w danym okresie. Jeśli potrzebujesz dodatkowych zasobów, upewnij się, że masz czas i pieniądze na ich zdobycie.
Masz teraz prosty wykres Gantta i plan projektu!
Wizualne przedstawienie projektu
W zależności od tego, jak długo będzie trwał Twój projekt, możesz polegać na trzymaniu tablicy z karteczkami samoprzylepnymi lub nie. Jeśli możesz, może to być najlepszy, najbardziej elastyczny i najbardziej widoczny sposób prowadzenia rejestru planu projektu, który można aktualizować w czasie rzeczywistym w celu odzwierciedlenia zmian. Jeśli jednak nie możesz, będziesz potrzebować alternatywy.
Oprogramowanie do planowania projektów
Do sporządzania planów projektów dostępne jest oprogramowanie do planowania projektów, takie jak Microsoft Project. Przyjmie twoje informacje w postaci list zadań, z terminami i kamieniami milowymi z datami i umieści je w formie wizualnej. Pomaga ci określić, co musisz zrobić, ile czasu to zajmie i powiązania między zadaniami.
Może jednak również zachęcić do nadmiernego komplikowania i zagubienia się w szczegółach, zamiast skupiać się na szerszej perspektywie. Efektem końcowym będzie prawdopodobnie diagram o takiej złożoności, że nikt nie będzie w stanie go zrozumieć. W związku z tym łatwiejsze może być skorzystanie z powyższego procesu, a następnie narysowanie prostszego obrazu, takiego jak wykres słupkowo-gwiazdowy.
Wniosek
Pamiętaj, że nie wystarczy sporządzić fantastycznego planu projektu.
Musisz go również wdrożyć, a to dotyczy innych. Dlatego ważne jest, aby upewnić się, że plan projektu jest widoczny.
Dobre sposoby na zrobienie tego obejmują używanie tablic i zapisywanie postępów w oczywistym miejscu, gdzie cały zespół może to zobaczyć – i upewnić się, że wszyscy są zaangażowani w regularne aktualizacje lub lepiej, mimo to, że mogą je aktualizować i opisz to samodzielnie. W ten sposób są bardziej skłonni przejmować własność, a projekt ma znacznie większe szanse na rozpoczęcie.
Więcej możesz się dowiedzieć na szkoleniach o tematyce planowania.
Pingback: Co to są negocjacje? | Rozwój osobisty