Ludzie przychodzą na spotkania z wielu różnych powodów, takich jak praca, zainteresowania osobiste i spędzanie wolnego czasu.
Większość ludzi w pewnym momencie swojego życia będzie musiała uczestniczyć w spotkaniach, a wiele osób robi to regularnie.
Spotkania mogą odbywać się w pracy, w ramach organizacji, grupy sportowej, Stowarzyszenia Rodziców Nauczycieli, grupy kościelnej lub jednego z wielu innych komitetów.
Na tej stronie omówiono strukturę spotkań w sytuacji formalnej. Bada, jak dobre przygotowanie i skuteczny przewodniczący mogą przyczynić się do sukcesu spotkania, dając poczucie kierunku lub celu.
Niektóre spotkania pozostawiają uczestnikom poczucie, że zmarnowali swój czas tak mało, jak osiągnięto i może to wynikać z wielu powodów. Ta strona analizuje powody, dla których spotkania mogą być mniej udane, oraz zapewnia pomoc i porady, które pozwolą Ci jak najlepiej wykorzystać spotkania, w które jesteś zaangażowany.
Co to jest spotkanie?
Na potrzeby tej strony spotkanie to spotkanie trzech lub więcej osób, które mają wspólne cele, i które poprzez komunikację ustną i pisemną przyczyniają się do osiągania celów.
Cel spotkań
Spotkania są ważnym narzędziem organizacyjnym, ponieważ mogą służyć do:
- Łączenie i rozwijanie pomysłów
- Plan
- Rozwiązywać problemy
- Podejmować decyzje
- Twórz i rozwijaj zrozumienie
- Zachęcaj do entuzjazmu i inicjatywy
- Zapewnij poczucie kierunku
- Stwórz wspólny cel
Chociaż spotkania mogą różnić się wielkością, treścią i podejściem, wszystkie skuteczne spotkania mają następujące trzy wspólne elementy:
- Charakterystyczny cel
- Wykorzystanie skutecznej komunikacji
- Kontrolowana sytuacja
Składniki spotkań
Spotkanie można podzielić na trzy główne elementy:
- Treść to wiedza, informacje, doświadczenie, ekspertyzy, opinie, pomysły, postawy i oczekiwania, które każda osoba wnosi na spotkanie.
- Interakcja to sposób, w jaki uczestnicy wspólnie pracują nad treścią spotkania. Obejmuje to uczucia, postawy i oczekiwania uczestników, które mają bezpośredni wpływ na współpracę, słuchanie, uczestnictwo i zaufanie.
- Struktura to sposób, w jaki zorganizowane są zarówno informacje, jak i uczestnicy, aby osiągnąć cel/cele spotkania.
Rodzaje spotkań
Istnieje wiele różnych rodzajów spotkań; tutaj skupiamy się na tych, którzy byli przyzwyczajeni do:
- Poinformować
- Konsultować
- Rozwiązywać problemy
- Podejmować decyzje
Spotkania informacyjne
Są to najprostsze spotkania, podczas których jeden członek, zwykle przewodniczący, ma informacje faktyczne lub decyzję dotyczącą wszystkich obecnych, z którą chce się komunikować. Takie spotkania mają zwykle charakter formalny, ponieważ ich celem jest zapewnienie członkom prawdziwego zrozumienia i przedyskutowanie wszelkich implikacji lub najlepszego wykorzystania takich informacji.
Spotkania Konsultacyjne
Są to spotkania wykorzystywane do omówienia konkretnej polityki lub innowacji i mogą być wykorzystane do uzyskania opinii uczestników na temat takiej polityki lub pomysłu. Przykładem może być:
- Zapoznaj się z aktualną polityką
- Podaj jego braki
- Zaproponuj zmianę
- Podkreśl zalety takiej zmiany
- Przyznaj się do wszelkich słabości
- Zaproś komentarze
Spotkania dotyczące rozwiązywania problemów
Spotkania te są zależne od przewodniczącego opisującego problem tak wyraźnie, jak to możliwe. Członkowie powinni być wybierani zgodnie z ich doświadczeniem, wiedzą fachową lub zainteresowaniami, a następnie przekazywać jak najwięcej informacji, aby umożliwić im generowanie pomysłów, udzielanie porad i wyciąganie wniosków. (Zobacz też: Rozwiązywanie problemów )
Spotkania decyzyjne
Tego typu spotkania mają tendencję do przestrzegania ustalonej metody postępowania:
- opis problemu
- Analiza problemu
- Wyciągnij pomysły
- Zdecyduj, który jest najlepszy
- Wyciągnij wnioski
(Zobacz też: Podejmowanie decyzji )
Wiele organizacji, klubów i stowarzyszeń organizuje regularne spotkania, aby umożliwić członkom zgłaszanie i omawianie postępów i wspólnej pracy, a także rozważenie bieżącego i przyszłego planowania. Takie spotkania mogą zawierać elementy każdego z czterech powyższych przykładów.
Planowanie i przygotowanie do spotkania
Ogromne znaczenie dla powodzenia każdego spotkania ma postawa i przywództwo przewodniczącego . Na spotkaniu przewodniczący jest liderem i jako taki musi pełnić tę samą funkcję, co lider dowolnej grupy roboczej.
Aby spotkanie było skuteczne, przewodniczący musi:
- Planuj, organizuj i kontroluj dyskusję na tematy w porządku obrad.
- Utrzymuj grupę, zachęcając i rozwijając harmonijne relacje.
- Motywuj poszczególne osoby, zachęcając wszystkich do wniesienia wkładu, nagradzając ich wysiłki i wspierając je w wszelkich trudnościach.
Przed każdym spotkaniem przewodniczący powinien zadać i rozwiązać następujące pytania:
- Jaki jest cel spotkania?
- Czy spotkanie jest odpowiednie?
- Jak zaplanować spotkanie?
- Kto powinien uczestniczyć w spotkaniu?
- Jakie przygotowania są wymagane do spotkania?
Jaki jest cel spotkania?
Wszystkie spotkania muszą mieć jakiś cel lub cel, a przewodniczący musi zadawać pytania, pytania, takie jak:
- Co ma osiągnąć to spotkanie?
- Czy wymagana jest porada w konkretnej sprawie?
- Czy pojawił się problem, który wymaga szybkiej dyskusji?
- Czy jest to regularne spotkanie, aby członkowie pozostawali w kontakcie?
Czy spotkanie jest odpowiednie?
Przewodniczący powinien zawsze rozważyć, czy spotkanie jest konieczne, czy też inne środki komunikacji są bardziej odpowiednie, na przykład notatki lub wiadomości e-mail skierowane do osób zapraszających do komentowania. Zbędne spotkania mogą marnować czas, prowadzić do frustracji i negatywności oraz mogą obniżać motywację do udziału w przyszłych spotkaniach.
Jak zaplanować spotkanie?
Będzie to w dużej mierze zależeć od rodzaju spotkania, które ma się odbyć. Każde spotkanie powinno mieć jakieś uzasadnienie, bez względu na to, jak niskopoziomowe lub nieformalne, a to w dużej mierze dyktuje treść i wskazuje, jak powinno przebiegać planowanie.
Kto weźmie udział w spotkaniu?
Często o tym decyduje charakter samego spotkania. W małej organizacji spotkanie może równie dobrze obejmować wszystkich członków personelu, podczas gdy spotkanie grupy roboczej lub komitetu będzie miało już wcześniej ustalonych członków. W dużej organizacji lub wydziale uczestniczący pracownicy mogą równie dobrze reprezentować innych. Ważne jest, aby wszystkie implikacje takiej reprezentacji były uświadomione przez zainteresowane osoby, ponieważ nie mówią jedynie za siebie. W spotkaniach poza miejscem pracy mogą uczestniczyć członkowie zarządu lub inne zainteresowane strony.
Jakie przygotowania są potrzebne do spotkania?
Jeżeli maksymalny wkład ma pochodzić od wszystkich uczestników, cel spotkania powinien być uznawany przez wszystkich. Najbardziej namacalnym tego wyrazem jest porządek obrad, który należy wcześniej rozesłać do wszystkich zaproszonych na spotkanie. Porządek obrad powinien:
- Podaj czas i miejsce spotkania.
- Wymień tematy do omówienia, wskazując, kto je przedstawi.
- Załącz odpowiednie dokumenty.
- Daj czas na zamknięcie spotkania.
Agenda: To jest zarys planu spotkania. Na większości posiedzeń formalnych jest on sporządzany przez sekretarza w porozumieniu z przewodniczącym . Sekretarz musi rozesłać porządek obrad z dużym wyprzedzeniem przed posiedzeniem, w tym wszelkie dokumenty towarzyszące. Sekretarz prosi również o umieszczenie punktów w porządku obrad.
Regularne spotkania często zaczynają się od protokołu z ostatniego spotkania, po którym następują „pojawiające się sprawy”, które stanowią powiązanie z tym, co wydarzyło się na poprzednim spotkaniu. Większość spotkań kończy się „wszelkimi innymi sprawami” (AOB), co daje każdemu możliwość poruszenia wszelkich prawdziwych spraw w ostatniej chwili; chociaż bardziej formalne spotkania mogą mieć punkty AOB wymienione w porządku obrad.
Przykładem agendy może być:
- Przepraszamy za nieobecność.
- Protokół z ostatniego spotkania.
- Sprawy wynikłe (z protokołu ostatniego spotkania).
- Pozycja 1 – Szkolenie i rozwój.
- Punkt 2 – Raport o finansowaniu.
- Pozycja 3 – Finanse i sprzęt.
- AOB (Wszelkie Inne Biznesy).
- Godzina i data kolejnego spotkania.
Polecamy nasze szkolenia związane z tematyką spotkań.