Ta strona zawiera więcej szczegółów na temat tego ważnego zadania i pomoże Ci opracować porządek spotkań, które wspierają wysokiej jakości i efektywne spotkania.
Czym jest program?
W najprostszej formie porządek obrad określa listę punktów do omówienia na spotkaniu.
Powinien zawierać:
- Cel spotkania ; oraz
- Kolejność, w jakiej mają być omawiane punkty , aby spotkanie osiągnęło swój cel. To później ukształtuje protokół ze spotkania.
Porządek obrad może zawierać mniej lub bardziej szczegółowe informacje i często zawiera terminy dla każdego punktu.
Porządek spotkań to narzędzie dla uczestników, w tym między innymi przewodniczącego i sekretarza. Pełni kilka funkcji przed, w trakcie i po spotkaniu.
Funkcje te obejmują:
- Pomaga potencjalnym uczestnikom zdecydować, czy powinni wziąć udział . Określając, co będzie dyskutowane i na jak długo, pokazuje potencjalnym uczestnikom, czy są oni kluczowi dla dyskusji i czy jest to dla nich kluczowi. Następnie mogą podjąć świadomą decyzję o uczestnictwie lub wniesieniu wkładu na piśmie lub za pośrednictwem innego uczestnika.
- Pomaga zaproszonym przygotować się do spotkania . Wraz z wszelkimi referatami pozwala im zrozumieć, o czym będzie dyskutowana i zawczasu przemyśleć kwestie. Mogą również przygotować dowolne fakty lub liczby, aby mieć pod ręką informacje niezbędne do wniesienia skutecznego wkładu.
- Zapewnia strukturę spotkania . Oznacza to, że każdy, kto odbiega od tematu, może szybko i łatwo wrócić do sprawy.
- Podobnie, pozwala to przewodniczącemu kontrolować spotkanie . Program czasowy jest szczególnie pomocny w tym przypadku, ponieważ przewodniczący może przejść do następnego punktu, gdy czas się skończy, prosząc uczestników o kontynuowanie dyskusji w innym miejscu, jeśli to konieczne.
- Wreszcie daje sposób, w jaki można ocenić powodzenie spotkania . Ponieważ program zawiera cel, uczestnicy mogą zobaczyć, czy spotkanie osiągnęło swój cel, czy nie. To wyjaśnia, czy przyszłe spotkania są konieczne na ten sam temat.
Jak ustawić program
W porządku dziennym należy uwzględnić pięć lub sześć szerokich obszarów:
- Logistyka
Obejmuje to datę, godzinę i miejsce spotkania, jego tytuł oraz listę zaproszonych uczestników. - Cel
Cel spotkania i wszelkie dodatkowe informacje, takie jak to, czy jest to pierwsze z serii spotkań. - Gospodarowanie
Powinno to obejmować powitanie i wprowadzenie oraz wszelkie przeprosiny za nieobecność . Powinna również obejmować zatwierdzenie poprzednich protokołów oraz wszelkich spraw z nich wynikających , które nie zostały uregulowane w innym miejscu porządku obrad.Na formalnym spotkaniu sprzątanie obejmie również wszelkie poprawki, które są niezbędne do ostatniego zestawu protokołów, które powinny być formalnie udokumentowane w protokole tego spotkania. - Rzeczy
To jest „mięso” programu. Każdy element powinien mieć numer, tytuł i prezentera/leada. Powinien również zawierać sugerowany limit czasowy na dyskusję.
Czas może być trudny do ustalenia bez wcześniejszego doświadczenia spotkania. Sekretarka może potrzebować zapytać prezentera/prowadzącego, jak długo według niego zajmie dana sprawa, a następnie omówić ją z przewodniczącym. Ostateczna alokacja powinna opierać się na znaczeniu przedmiotu dla celu spotkania i poziomie kontrowersji. Bardzo kontrowersyjny punkt, który jest uboczny dla celu spotkania, powinien zostać odłożony do dyskusji w innym miejscu.
- Wszelkie inne sprawy (AOB)Wiele agendy kończy się punktem „Wszelkie inne sprawy” lub „AOB”. Chociaż może to być okazją dla uczestników do zaznaczenia czegoś do włączenia do przyszłego programu, może to również bardzo zakłócać płynny przebieg spotkania.
Uczestnicy mogą wykorzystać AOB, aby przejąć kontrolę nad spotkaniem do własnych celów i zmienić cały nastrój spotkania, często z bardzo pozytywnej, skupionej na działaniu dyskusji na skargę. Ponieważ AOB tradycyjnie jest na ostatnim miejscu, jest to również element, który uczestnicy najchętniej zapamiętają, zwłaszcza jeśli miał negatywny ton.
Dobrze poprowadzone spotkanie, z dobrze przygotowaną agendą, powinno oznaczać, że nikt nie chce poruszać innych spraw.
Dlatego zdecydowanie zaleca się, abyś:- W ogóle nie włączaj AOB jako punktu porządku obrad; lub
- Jeśli włączysz AOB do porządku obrad, zgadzasz się, że będzie to tylko sposób poruszania kwestii do dyskusji na przyszłym spotkaniu lub w innym miejscu.
Złe odczucia wynikające z wykluczenia AOB można uniknąć, oferując uczestnikom możliwość wcześniejszego zasugerowania punktów do włączenia do porządku obrad.
Jest to jednak ostateczna decyzja przewodniczącego o tym, które elementy powinny zostać uwzględnione, podjęta wspólnie z sekretarzem w jego roli jako strażnika procesu.
- Blisko
Powinno to obejmować podsumowanie posiedzenia przewodniczącego, datę i godzinę następnego posiedzenia oraz wszelkie uzgodnione działania i osoby odpowiedzialne.
Najlepsza wskazówka!
Porządki obrad powinny na ogół być krótkimi dokumentami, najlepiej nie więcej niż jedną stroną.
Jednak krótka nota wyjaśniająca do każdego punktu, w tym co prawdopodobnie będzie omawiane, a co jest poza zakresem, pomoże uczestnikom lepiej się przygotować i wesprze przewodniczącego w kontrolowaniu spotkania.
Przerwy w spotkaniach
Niektóre spotkania, na przykład formalne posiedzenia zarządu lub dni wyjazdowe, mogą trwać cały dzień, a nawet dłużej niż jeden dzień.
Programy takich spotkań będą oczywiście musiały uwzględniać przerwy, zwykle co najmniej jedną przerwę rano i jedną po południu, a także przerwę na lunch.
Jednak nawet krótsze spotkanie może skorzystać z jednej lub kilku zaplanowanych przerw. Oferują one możliwość dyskusji między co najmniej dwoma uczestnikami poza głównym spotkaniem, a także umożliwiają powrót na właściwe tory spotkania, jeśli jeden lub więcej elementów zajęło więcej czasu niż oczekiwano.
Zwiększanie produktywności spotkań
Dobry program zapewnia, że dyskusja płynie, ale jest skoncentrowana, spotkanie osiąga swój cel i jest produktywnym wykorzystaniem czasu uczestników.
Poświęcenie czasu na przygotowanie porządku spotkań będzie dobrze wykorzystanym czasem. Pokaże również uczestnikom, że cenisz ich czas tak samo, jak cenisz swój własny. Wysiłek zaprocentuje również na dalszych etapach: kiedy ludzie dowiedzą się, że twoje spotkania przebiegają dobrze i osiągają swoje cele, będą bardziej skłonni uczestniczyć w nich w przyszłości.