Listy rzeczy do zrobienia istnieją podobno od początku XX wieku, kiedy to wprowadzono je jako sposób na poprawę produktywności. Zdecydowana większość ludzi prawdopodobnie przyznałaby się do używania ich przynajmniej od czasu do czasu jako sposobu zarządzania obciążeniem i przepływem pracy.
W jakiś sposób jednak wydaje się, że niektórzy ludzie używają ich znacznie wydajniej niż inni.
Ta strona zawiera porady, które pomogą ulepszyć pisanie listy rzeczy do zrobienia i zapewnią wzrost wydajności.
Dlaczego listy zadań do wykonania są pomocne?
Ale ta przydatna sztuczka mózgowa jest również powodem, dla którego niektóre listy rzeczy do zrobienia nie działają: są zbyt długie lub zbyt trudne do ukończenia i znowu zaczynamy się martwić. Musisz mieć możliwość zaznaczania pozycji na liście rzeczy do zrobienia, w przeciwnym razie znowu zaczniesz się martwić.
Na szczęście istnieje kilka prostych sposobów na pisanie list rzeczy do zrobienia, które pomogą Ci osiągnąć więcej.
Obejmują one:
1. Mieć więcej niż jedną listę
Jeśli należysz do osób, które nie pamiętają rzeczy, które nie są spisane, warto mieć dwie (lub więcej) listy:
- Ciągła lista „ rzeczy, które trzeba zrobić na pewnym etapie, kiedy mam czas” , która może być tak długa, jak chcesz lub potrzebujesz; oraz
- Lista zadań, które musisz wykonać w określonym czasie (na przykład dzisiaj lub w tym tygodniu), która musi być krótka i łatwa do opanowania.
Obie te listy są swego rodzaju listami zadań do wykonania, ale mają różne cele.
Pierwszy to przypomnienie wszystkiego, co trzeba zrobić na pewnym etapie . Dobrze, jeśli możesz przeczytać wszystko na raz, więc trzymanie tego na jednej stronie notatnika lub na ekranie jest dobre.
Drugi to sposób ustalania priorytetów i skupiania uwagi , tak abyś robił rzeczy, które mają największe znaczenie, kiedy masz najwięcej energii.
Rzeczy z pierwszej listy – jeśli są wystarczająco ważne – powinny w końcu znaleźć się na drugiej liście. Jeśli okaże się, że nie są wystarczająco ważne, możesz je usunąć.
2. Zarządzaj swoimi listami dziennymi lub tygodniowymi
Niektórzy sugerują, że Twoja codzienna lista powinna zawierać nie więcej niż trzy pozycje. Trzy do pięciu to prawdopodobnie optymalne rozwiązanie, ponieważ prawdopodobnie będziesz w stanie to osiągnąć częściej niż nie, ale niektórzy mówią, że dąż do jednego, a wszystko więcej jest premią.
Oczywiście nie oznacza to, że nie możesz zrobić więcej, jeśli masz czas . Możesz po prostu spojrzeć wstecz na swoją cotygodniową lub bieżącą listę i wybrać inne zadanie. Pomocne jest jednak zarządzanie ambicjami.
Zbyt długa lista może powodować niepokój, a nawet paraliż zadań, ponieważ martwisz się, czy będziesz miał czas na wykonanie wszystkich zadań i ile rzeczy zostało do zrobienia.
Lepiej mieć krótszą listę i poczucie spełnienia, gdy jest kompletna.
3. Podziel zadania na mniejsze kroki i bądź tak precyzyjny, jak to tylko możliwe
Jednym z największych problemów z listami rzeczy do zrobienia jest brak możliwości odhaczania rzeczy, ponieważ nawet gdy coś robisz, zadanie nadal nie jest ukończone. Prowadzi to do poczucia frustracji, ponieważ ciągle dodajesz rzeczy do swojej listy, ale nigdy ich nie odznaczasz.
Badania pokazują również, że niejasne zadania sprawiają, że jesteśmy bardziej skłonni do prokrastynacji.
Dlatego ważne jest, aby być jak najbardziej precyzyjnym i dzielić zadania na mniejsze etapy, zwłaszcza na codziennej lub tygodniowej liście.
Powinieneś także skupić się na rzeczach, które musisz zrobić , a nie na tym, gdzie ktoś inny jest aktualnie odpowiedzialny.
Na przykład zamiast mówić „Sortuj zeznanie podatkowe”, podziel je dalej. Zacznij od „Zbierz informacje potrzebne do zeznania podatkowego”, a następnie przejdź do „Sprawdź dostęp online”, „Wypełnij wszystkie dane osobowe w formularzu zeznania podatkowego” i/lub „Wyślij informacje do księgowego”. Ponieważ są one łatwiejsze w zarządzaniu, jest bardziej prawdopodobne, że je zrobisz.
4. Aktualizuj swoją listę
Jednym z najważniejszych zadań każdego dnia lub tygodnia jest myślenie o tym, co musisz zrobić w następnym okresie. Poświęcenie czasu na planowanie, a zwłaszcza przejrzenie ogólnej listy i upewnienie się, że przenosisz zadania z tego miejsca na listę dzienną lub tygodniową, gdy stają się one pilne, oznacza, że nie zapomnisz zrobić czegokolwiek z ogólnej listy.
Czas potrzebny na to nie musi być dłuższy niż około pięciu minut każdego dnia, jeśli tak.
Powinieneś również sprawdzić swoją ogólną listę i usunąć wszystko, o czym zdajesz sobie sprawę, że nie masz zamiaru robić. Może to być spowodowane tym, że nie chcesz już tego robić lub że czas minął.
Spraw, aby Twoja lista działała dla Ciebie
Być może najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest to, że Twoja lista powinna działać dla Ciebie, a nie odwrotnie.
To narzędzie, a nie twój mistrz.
Najlepszym sposobem na nauczenie się pisania listy rzeczy do zrobienia w praktyce jest wypróbowanie różnych rzeczy i sprawdzenie, co działa dla Ciebie.
Polecamy również szkolenia związane z zarządzaniem sobą w czasie.